1.תפקיד קצין משא״ן ע״צ

א.ייחודיות משאב עובדי צה"ל והאתגר הניהולי

אוכלוסיית עובדי צה"ל (אע"צ) מהווה נדבך מקצועי יציב ומרכזי במערכת הצבאית. עובדי צה"ל משולבים בכלל יחידות הצבא – החל מהדרג הנפרס, דרך מערכי האחזקה והלוגיסטיקה, ועד למפקדות הבכירות ולגופי המודיעין – ופועלים בשיתוף פעולה הדוק עם משרתי הקבע, החובה ואנשי המילואים.

תרומתם של עובדי צה"ל לארגון הינה מכרעת: הם משמרים את הזיכרון הארגוני, אוצרים ידע מקצועי ייחודי שלעיתים נעדר בקרב המשרתים הצבאיים המתחלפים תדיר, ומעניקים רציפות תפקודית ליחידה.

עם זאת, שילובם של אזרחים בארגון צבאי היררכי מייצר מורכבות ניהולית .
אף שסביבת העבודה והמשימות משותפות לעיתים קרובות להם ולמשרתים במדים, עובדי צה"ל נבדלים באופן מהותי בתנאי העסקתם ובמעמדם המשפטי. אוכלוסייה זו מועסקת תחת מסגרת רחבה ומורכבת של הסכמים קיבוצים, הסכמי שכר ייחודיים (כגון דירוג מחקר, מהנדסים, טכנאים ומשפטנים) ודורות העסקה שונים (דור א', דור ב' ), כאשר לכל סוג העסקה ישנה מערכת זכויות וחובות ייעודית.
בנוסף, לא כמו אנשי הקבע/סדיר/מילואים – עובדי צה"ל נדרשים ברישום מדויק של נוכחותם בעבודה ודיווח השכר שלהם מתבצע במערכות ייעודיות.

ב.האתגר הכפול

עובד צה"ל מצוי בקונפליקט מבני מתמיד בין שתי מערכות:

1.העובד כפוף לפיקוד הצבאי, לנהלי הביטחון, לפקודות צה"ל ולאוגדן המדיניות של מרכז תע"ץ. עליו לעמוד ביעדים תפעוליים ומבצעיים .

2.העובד הינו אזרח עובד צה"ל, הנהנה מהגנת דיני העבודה האזרחיים במדינת ישראל (לרבות חוק שעות עבודה ומנוחה, חוק הגנת השכר, דמי הבראה, חופשה שנתית, דמי מחלה וזכויות הורות).
יתרה מכך, העובדים מיוצגים על ידי ארגון עובדי צה"ל, המהווה גורם משמעותי במערכת יחסי העבודה.

זהו אתגר ניהולי ומקצועי מורכב העומד לפתחו של קצין המשא"ן.
תפקידו להבטיח את ביצוע המשימות הצבאיות, תוך מניעת חשיפת המפקד והארגון לסיכונים משפטיים או לסכסוכי עבודה הנובעים מהפרת זכויות עובדים.

ג.מהות תפקיד קצין משא"ן ע"צ

תפקיד קצין משא"ן ע"צ הינו תפקיד ניהולי מובהק ורב-ממדי, הכולל אחריות כוללת על ניהול המשאב האנושי של אע"צים ביחידה. הלכה למעשה, קצין משא"ן ע"צ מתפקד כמנהל משאבי אנוש של אזרחים עובדי צה"ל בתוך המסגרת הצבאית.
התפקיד מחייב ראייה מערכתית רחבה, הבנה בנהלים ובחוקי העבודה האזרחיים, יכולת תכנון ארוך טווח, הובלת תהליכים ובקרה שוטפת.

ד.שלושת צירי הפעולה המרכזיים

1.מצוינות מקצועית בניהול תחום הע"צ :
קצין משא"ן ע"צ נדרש לשליטה מלאה בתהליכים שונים ומגוונים, החל משלב איתור המועמדים ומיונם, דרך קליטה סדורה, ניהול שוטף של דיווחי שכר ונוכחות, טיפול ברווחת הפרט ומיצוי זכויות, ועד לתהליכי פרישה או סיום העסקה.

כל שלב בשרשרת הערך הינו קריטי. לדוגמה: שגיאה בשלב הקליטה (כגון הגדרת תפקיד מדויקת , העברת המלצה לאחוז חילית ועוד) עלולה להוביל לעיוותי שכר ולפגיעה באמון העובד.
המדד למקצועיות הוא היכולת לבצע עבודה יסודית מקדימה ופעולות מנע ולא להסתפק בתיקון בדיעבד.

2.תודעת שירות איכותית :
קצין משא"ן ע"צ מהווה את הסמכות המקצועית והנגישה עבור עובדי צה"ל ביחידה. במערכת צבאית רחבת היקף, קצין משא"ן ע"צ משמש כעוגן מרכזי. עליו לספק מענה לסוגיות שכר, לדווח שכר במקצועיות ובאמינות, לסייע במימוש זכויות סוציאליות ועוד.

משמעות: קצין משא"ן ע"צ מייצג את המערכת בפני העובד. שירות לקוי יתפרש כחוסר הערכה מצד המערכת, ויוביל לפגיעה ישירה במוטיבציה ובמחויבות של העובד ובמקרים מסוימים אף יגרום להתפטרותו של עובד.

3.ייעוץ למפקד היחידה : קצין משא"ן ע"צ הינו הסמכות המקצועית הבלעדית המייעצת למפקד היחידה בניהול ההון האנושי של האע"צים ביחידה.

משמעות: על קצין משא"ן ע"צ לשקף למפקד את המשמעויות החוקיות של החלטותיו (למשל, מגבלות החוק בנושא שעות נוספות או הליכי פיטורים המחייבים שימוע). כמו כן, עליו להמליץ על אסטרטגיות לשימור ולפיתוח עובדים איכותיים, פיתוח מקצועי ולהמליץ על כלי הערכה ושימור. מעמדו של קצין משא"ן ע"צ נמדד , בין היתר, במידת מעורבותו בקבלת ההחלטות הנוגעות לאוכלוסיית האע"צ.

ה.תחומי אחריות וניהול מחזור חיי העובד

קצין משא"ן ע"צ מלווה את העובד בצמתים המרכזיים של חייו התעסוקתיים , ונושא באחריותיות לתקינות העסקתו.

1. איתור, מיון וקליטה – תשתית להצלחה

תהליך הקליטה מעצב את תפיסת העובד את הארגון. בכדי לא להאריך את משך תהליך הקליטה של המועמד לגיוס ללא צורך, יש להכיר את נהלי הקליטה ולפעול על פיהם.

על קצין משא"ן ע"צ לנהל את התהליך באמצעות רשימת תיוג (צ'קליסט) מובנית הכוללת: איסוף מסמכי קליטה, פתיחת תיק עובד במערכות המידע ללא שיהוי, הטמעת אמצעי דיווח נוכחות, שיוך מדויק להסכם השכר הרלוונטי , בדיקת זכאויות ועוד...

2 שכר ונוכחות – ליבת העשייה

תחום זה הינו בעל רגישות גבוהה, הן מבחינת העובד והן מבחינת המערכת. קצין משא"ן ע"צ מחויב לדווח את שכר העובד באמינות ובדייקנות , על מנת שהעובד לא ייפגע בשכרו ועל מנת שהמערכת הצבאית לא תשלם לעובד יותר/פחות ממה שבאמת מגיע לו.

רכיבי השכר הינם דינמיים וכוללים שכר עידוד, כוננויות, עבודה במשמרות, שעות נוספות החזרי הוצאות ועוד , המחייבים בקרה קפדנית.

נדרשת מדיניות של "אפס ליקויים". קצין משא"ן ע"צ מחויב לבקר את דוחות הנוכחות, לאמת את הנתונים, ולהזין את הנתונים השונים למערכות השכר במועד הקבוע. עיכוב בדיווח משמעו פגיעה בתשלום השכר במועדו.

גם חריגה מזערית בשכר עלולה להוות פגיעה מהותית בעובד.

3.פרט, רווחה ופיתוח העובד

ליווי העובד בצמתים אישיים (לידה, אבל, מחלה) וסיוע והכוונה במיצוי זכויות.

טיפול בתאונות עבודה הינו תחום בעל משמעויות משפטיות ושכריות כבדות משקל, המחייב ליווי העובד, דיווח נכון בדו"חות התעסוקה והעברת כלל המסמכים הנדרשים למרכז תע"ץ.

4.משמעת וסיומי העסקה

ניהול הליכים משמעתיים ושימועים מחייב הקפדה יתרה על הוראות המדיניות והנהלים המשפטיים למניעת פסילת ההליך בערכאות משפטיות.

בין אם מדובר בפרישה לגמלאות ובין אם בפיטורים עקב אי-התאמה, על קצין משא"ן ע"צ לנהל את התהליך ברגישות, תוך שמירה על כבוד האדם והגנה על האינטרסים הארגוניים.

ו.דפוסי ניהול: מיוזמה ועד בקרה

מצוינותו של קצין משא"ן ע"צ נעוצה בגישה הניהולית : ניהול האירועים אל מול היגררות אחריהם.

1.ניהול יזום מול תגובתי

רבים נשאבים לדפוס פעולה של "כיבוי שריפות" – מענה נקודתי למשברים ולפניות דחופות.

נדרש מקצין משא"ן ע"צ להיות צופה פני עתיד ולזהות כשלים פוטנציאליים מבעוד מועד.

2.ניהול מבוסס נתונים

ניהול משאבי אנוש מודרני מחייב הסתמכות על נתונים ולא על תחושות סובייקטיביות.

נדרשת שליטה במערכות הניהול ובמערכת "ינשוף" לניהול והפקת דו"חות.

דוגמאות לתהליכים אותם ניתן לבצע ביעילות רבה יותר באמצעות שימוש בדו"חות ממערכת ה"ינשוף":

זיהוי מוקדם של עובדים הצפויים לפרוש.

מעקב אחר מועדי פקיעת זכאויות (כגון משרת הורה או תוקף רישיונות ועוד...) .

מעקב אחר קבלת קביעות וזכאות לדרגות.

ועוד...

3.שגרות ניהול

יצירת מנגנוני עבודה סדורים:

ברמה השבועית: קביעת מועד קבוע להזנות שכר למניעת עומס בסוף החודש.

ברמה החודשית: ביצוע בקרה מעמיקה על דוחות שגויים וחריגות שעות ועוד.

ברמה הרבעונית/שנתית: ניהול ועדות דרגות, תכנון פעילויות רווחה וועדות תמריצים ועוד.
השגרה מייצרת ודאות ומאפשרת מיקוד במשימות הליבה.

ז.עקרונות מנחים לניהול מיטבי של המשאב האנושי

להבטחת טיפול מקצועי והוגן, על קצין המשא"ן לאמץ קוד אתי-מקצועי, המהווה מצפן להתנהלות במרחב הארגוני המורכב:

1.שירותיות מתוך מקצועיות

אין לספק תשובות שאינן מבוססות. עולם השכר , דיני העבודה והפקודות והנהלים לניהול משאב עובדי צה"ל הינו עולם מורכב, ותשובה שגויה עלולה לגרור משבר אמון מצד העובד. המענה הראוי מחייב בדיקה מעמיקה במקורות המידע המוסמכים בטרם מתן תשובה.

2.אינטגרציה במתן השירות

בירוקרטיה עודפת ותחושת "טרטור" פוגעות בשחיקת העובד.

יש להימנע מהפניית העובד לגורמים אחרים. על קצין משא"ן ע"צ לרכז את הטיפול ולבצע את התיאומים הנדרשים מול הגורמים השונים, עד למתן מענה לעובד.

נכונות קצין משא"ן ע"צ לפעול בנחישות ובמקצועיות לפתרון בעיות העובד תזכה להערכה, גם אם התוצאה הסופית אינה לשביעות רצונו המלאה.

3.חשיבות התיעוד

בניהול תקין, לתיעוד משקל מכריע. הזיכרון האנושי מוגבל וסובייקטיבי.

תיעוד בזמן אמת: כל סיכום דיון, טפסים רלוונטיים, שינוי בתנאי העסקה או אירוע חריג, חייבים להיות מתועדים בתיק האישי ובמערכות המידע.

התיעוד מגן על הקצין (מפני טענות לרשלנות), על העובד (לשמירת זכויותיו בחילופי בעלי תפקידים) ועל הארגון (הגנה משפטית). תיעוד איכותי מאפשר רציפות תפקודית.

4.גישה פרואקטיביות

פניית עובד לבירור אי-קבלת זכויות מעידה על כשל בתהליך הניהולי.

על הקצין לשמש כ"שומר סף" עבור העובד, להתריע מראש על פקיעת תוקף אישורים או סיום חוזה, ולמנוע פגיעה כלכלית מיותרת. גישה זו בונה אמון ומגבירה את מחויבות העובד.

ח."ספר קצין משא"ן ע"צ" – המצפן המקצועי היומיומי

ההתמצאות בסבך הנהלים המורכב מחייבת עוגן מקצועי זמין, מוסמך ועדכני.

על קצין המשא"ן לעשות שימוש תדיר ב"ספר קצין משא"ן ע"צ", אשר נדרש ללוות אותו באופן צמוד בשגרת העבודה היומיומית. הספר אינו מיועד לעיון תיאורטי בלבד או ללימוד חד-פעמי, אלא מהווה כלי פרקטי לבדיקת נהלים, אימות תהליכי עבודה בזמן אמת ובחינת דרכי הטיפול התקינות בסוגיות השונות.

ההיצמדות להנחיות המפורטות בספר מבטיחה טיפול אחיד ותקני, מונעת הסתמכות שגויה על זיכרון או על ידע בעל פה, ומעניקה לקצין משא"ן ע"צ משענת מקצועית איתנה בקבלת החלטות מול מפקדים ועובדים.