11.העסקת יועצים – כללים מנחים, החרגות וניהול בקרה תקציבית

מטרת פרק זה היא לפרט את כללי הליבה המנחים לשילוב יועצים וכוח אדם חיצוני ביחידות צה״ל, ואת כללי הבקרה התקציבית הנדרשת.
הפרק נועד להבטיח שמירה על טיב יחסי מזמין-נותן שירות, ולמנוע היווצרות יחסי עובד-מעסיק, וזאת באמצעות פירוט מגבלות השילוב בפעילות השוטפת הלא-מקצועית ביחידה.
בנוסף, מטרת הפרק היא להגדיר את אופן קביעת שיאי היועצים, את מנגנוני הבקרה התקציבית הכוללת והשוטפת, ואת דרישות העמדת התקציב וקישור הדרישה במערכת 'מודל'.
הפרק מפרט את ההחרגות הכלליות להעסקת יועצים שאושרו על-ידי ועדת החריגים ברשות ר' מרכז תע״ץ, ואת האחריות המוטלת על מרכז תע״ץ ועל הגוף הדורש, לרבות קצין משא״ן ע״צ.

•יועץ: אדם המועסק בצה״ל, בין ישירות ובין באמצעות חברה, שאינו חייל או אזרח עובד צה״ל. מועסק מעת לעת במטלות מיוחדות הדורשות ידע, מומחיות או כישורים מיוחדים, התמחות אקדמית או התמחות אחרת, שאינה נלמדת במוסד אקדמי.

•כוח אדם חיצוני: קבלנים חיצוניים, לרבות יועצים, אשר היחסים בינם לבין צה״ל הם של מזמין שירות – נותן שירות ולא של עובד – מעסיק.

•יחסי עובד-מעסיק: מערכת יחסים משפטית שיש להימנע מהיווצרותה מול יועצים וכ"א חיצוני, מאחר שהיא גורעת מהגמישות הניהולית של צה״ל.

•שיא יועצים: ההוצאה התקציבית השנתית המקסימלית המאושרת להעסקת יועצים לגופים התקציביים על-ידי אג״ת/תכנון.

•שיא מחשוב ותקשוב: שיא תקציבי המיועד ליועצים בעלי מומחיות, ידע, השכלה או מיומנות יוצאת דופן בתחום התקשוב (תוכנה, חומרה, מערכות מידע ותקשורת).

•שיא יועצים מטפלים: שיא תקציבי המיועד ליועצים העוסקים בתחומי הרפואה, מקצועות פארא-רפואיים או מקצועות העוסקים במתן טיפול לפרט (כגון פסיכולוגיים רפואיים, שינניות וכו').

•שיא יועצים כלליים: שיא תקציבי המיועד ליועצים אחרים שאינם נכללים בשיאי המחשוב, המטפלים, או יועצי הבינוי.

•יועצי בינוי: יועצים העוסקים בתחום הבינוי כדוגמת אדריכלים, מודדים, מהנדסים, מפקחים, מתאמים, מתכננים וכו׳, ואשר אינם מבוקרים או מטופלים על-ידי מרכז תע״ץ, אלא מטופלים ישירות על-ידי משהב״ט באמצעות אהו״ב.

1.אחריות מרכז תע״ץ בנושא שילוב ומניעת יחסי עובד-מעסיק:

מדור העסקת יועצים במרכז תע״ץ: יש לפנות למדור זה לקבלת הנחיה מקצועית במקרים שלהם אין מענה בסעיפים המנחים בנושא שילוב יועצים בפעילות השוטפת הלא-מקצועית.

2.אחריות מרכז תע״ץ בנושא הבקרה התקציבית וקביעת שיאים:

א.קביעת שיאים (אג"ת/תכנון): שיאי היועצים (מחשוב, מטפלים, כלליים) נקבעים מדי שנה על-ידי אג"ת לכל גוף.

ב.מדור תו"ב יועצים (תכנון ובקרה):

-הצגת תמונת מצב כללית: יציג תמונת מצב צה"לית המאפשרת קבלת החלטות מטכ"ליות בנוגע לניצול שיאי היועצים.

-המלצה לאג"ת: ימליץ לאג"ת במסגרת דיוני תכנית העבודה על היקף השיא הנדרש בהתאם לנתוני ניצול שנים קודמות ושינויים שחלו בשנה השוטפת.

-תיאום עדכונים: יתאם עדכונים במהלך השנה (עקב מהלכי התייעלות או המרות משאבים) מול אג"ת ויועכ"ל (יועץ כספי לרמטכ"ל), ואלו יתווספו לשיאים המפורסמים.

-בקרה תקציבית שוטפת: יבצע בקרה תקציבית שוטפת על השיא למול הניצול.

-פרסום תמונת מצב רבעונית: אחת לרבעון יפרסם מסמך תמונת מצב אודות מימוש שיאי יועצים לשימוש אג"ת, יועכ"ל והגופים.

-התראה על חריגה: במידה ומזוהה חריגה צפויה מהיקף השיא שהוקצה לגוף, יתריע מדור תו"ב יועצים לאג"ת וליוזכ"ל.

-מניעת חריגה: יעכב העלאת יועצים מגוף זה לוועדות משהב"ט למניעת החריגה הצפויה.

-טיפול במקרים חריגים של דרישה: במקרים חריגים בהם ההתקשרות הנה במסגרת פרויקט שאינו משויך לקרן או מרכז קרנות ייעודי, ניתן לפנות פרטנית למדור תו"ב יועצים, והסוגיה תיבחן למול הגוף והרפרנטים ביועכ"ל.

-בקרת דרישות לפני ועדות משהב"ט: יבקר באופן שוטף את תקינות הדרישות לפני קיום ועדות משהב"ט, במסגרת תהליכי הגשת בקשה להעסקת יועץ.

-בקרת שימוש בכתובות ייעוץ: יבצע בקרה עתית כדי לוודא שלא נפתחות דרישות לטובת נושאים שאינם ייעוץ מכתובות ייעוץ או עם נושא רכש ייעוץ. דרישות לא תקינות מועברות לגורמי התקציב והרפרנטים.

האחריות המפורטת להלן מוטלת על הגוף הדורש, ובהתאמה על קצין משא״ן ע״צ ביחידה, לוודא שמירה על גמישות ניהולית ומניעת יחסי עובד-מעסיק, וכן הבטחת בקרה תקציבית תקינה.

1.אחריות לשילוב יועצים וכ"א חיצוני:

א.מניעת יחסי עובד-מעסיק: ישנה חשיבות רבה לשמר את טיב היחסים עם היועצים וכ"א החיצוני כיחסי מזמין שירות - נותן שירות.

ב.הגבלת שילוב בפעילות שוטפת: יש להימנע משילובו של מועסק בחוזה קבלני בפעולות תרבות, טיולים ופעילויות פנימיות של היחידה, שאינן קשורות לעבודה המבוצעת על ידו.

ג.דיווח שעות עבודה: חל איסור גורף לדווח על היועץ שעות עבודה בגין השתתפותו בפעילות שוטפת לא מקצועית.

ד.מניעת הענקת דרגות/שחרור: אין לערוך ליועץ שתיית שחרור/פרידה ביחידה בסיום עבודתם ביחידה (או כל ציון אירועים כמו הענקת דרגה, הרמת כוסית וכדומה).

ה.איסור השתתפות בדיוני מטה כלליים: יועץ לא ישתתף ולא יציג תכנים במסגרת דיוני מטה כלליים (כגון כנס תכנית עבודה, סיכומי שנה/חציון), למעט דיונים ייעודיים הקשורים למשימותיו.

ו.איסור שימוש בחדרי אוכל: חל איסור מוחלט על היועץ לאכול בחדרי אוכל צבאיים.

ז.איסור שימוש בהיסעים צבאיים: היועץ לא ייסע בהסעות מטעם היחידה אשר מיועדות להסיע את אנשי היחידה, וחל איסור בשימוש בנהג צבאי לטובת הסעת היועץ.

2.אחריות לבקרה תקציבית שוטפת והעמדת תקציב:

1.הגדרת מסמך דרישה: כל גוף המעוניין להעסיק יועץ נדרש להגדיר עבורו מסמך דרישה במערכת "מודל".

2.שימוש בכתובת תקציבית ייעודית: הכתובת התקציבית ממנה מתוקצבת הדרישה צריכה להיות כתובת המשויכת לסוגי ייעוץ המבוקרים במרכז תע״ץ, בהם פריט ההתחייבות הוא אחד מהבאים:

-4601 ייעוץ מחשוב ותקשורת

-4604 ייעוץ ריפוי ושיקום (מטפלים)

-4605 ייעוץ חשבונאי ופיננסי

-4607 ייעוץ שונות

3.נושא הרכש בדרישה: נושא הרכש בדרישה יהיה נושא המשויך לייעוץ ויתאים לאופי עיסוקו של היועץ (ראה פירוט בסעיף דגשים לביצוע).

4.תקצוב מלא של הדרישה: הדרישה תהיה מתוקצבת באופן מלא בהתאם לעלות הנדרשת להעסקת היועץ (מספר שעות כולל כפול תעריף מבוקש וכולל מע"מ ונסיעות, במידה וקיימות).

5.הבטחת זמינות מקור תקציבי: במידה והמקור התקציבי אינו זמין בדרישה אלא ב- EMF או ביתרת הזמנה קודמת, יש לקבל אסמכתא מהגוף המתחייב שהמקור התקציבי יהיה זמין להעסקת היועץ ואין בגינו התחייבויות קודמות (כגון חשבוניות שטרם שולמו בהזמנה).

6.תקינות הדרישות: באחריות הגוף הדורש לוודא את תקינות הדרישות, ובכלל זה התאמה מלאה בין עיסוקו של היועץ, פריט ההתחייבות ונושא הרכש בדרישה.

7.בקרה על כתובות ייעוץ: באחריות הגופים לוודא שלא נפתחות דרישות לטובת נושאים שאינם ייעוץ מכתובות ייעוץ או עם נושא רכש ייעוץ.

1.שמירה על כללי שילוב בפעילות שוטפת לא-מקצועית

2.כללי הבקרה התקציבית וקביעת שיאים

מודל הבקרה: הבקרה התקציבית מתבצעת בשני מישורים: בקרה כוללת על ניצול שיאי היועצים (ברמת צה״ל) ובקרה תקציבית שוטפת על העסקת היועצים (ברמת הגוף).

שיאי היועצים:

-שיא מחשוב ותקשוב

-שיא יועצים מטפלים

-שיא יועצים כלליים

יועצי בינוי: מודגש כי יועצי בינוי אינם נכללים תחת שיא ומטופלים ישירות על-ידי משהב"ט באמצעות אהו"ב.

מנגנון הבקרה הממוכן: הבקרה התקציבית מתבססת על דו"ח אינטגרטיבי ממוכן במערכת ה"מודל".

חישוב ניצול השיא: החישוב מבוצע על-ידי סכימת כלל השינויים שבוצעו במסמכי הזמנות בשנה הנוכחית (גם אם שנת התקציב בדרישה אינה שנת התקציב הנוכחית), למעט הקטנת הזמנות שנפתחו בשנות תקציב קודמות.

סיווג השיא: סיווג השיא לטובת חישוב הניצול מתבצע על-פי נושא הרכש בדרישה שממנה יצאה ההזמנה, ובהיעדר דרישה – על-פי סוג הרכש בהזמנה עצמה.

3.דגשים להעמדת תקציב וקישור דרישה:

נדרשת התאמה מלאה בין עיסוקו של היועץ, פריט ההתחייבות ונושא הרכש בדרישה.

בקשות להעסקת יועצים שאינן עומדות בתנאים שהוגדרו לעיל (תקינות הדרישה, התאמה מלאה, תקצוב) לא יוצגו בפני ועדת משהב"ט והעסקת יועצים אלה לא תאושר.

1.שמירה על גבולות יחסי מעסיק-מועסק: על מנת לשמר את הגמישות הניהולית של צה"ל ולמנוע יחסי עובד-מעסיק, יש להקפיד לראות ביועץ קבלן חיצוני הנותן שירות, ולהימנע מפעולות המדמות יחסי עובד (כגון שילוב בפעילות חברתית פנימית או מתן הטבות צבאיות).

2.הכרה רשמית בחברה בלבד: אם היחידה מעוניינת להביע הכרה בשירותי ייעוץ יוצאי דופן, יש למסור תעודת הוקרה לחברת הייעוץ כגוף, להימנע מציון שם של יועץ ספציפי בתעודה, ולעשות זאת ללא טקס רשמי.

3.בקרת דרישת ה"מודל": לפני כל הגשת בקשה להעסקת יועץ, ודא תמיד קיום התאמה מלאה בין עיסוקו המקצועי של היועץ, פריט ההתחייבות (הכתובת התקציבית), ונושא הרכש המוגדרים במסמך הדרישה במערכת 'מודל'.