4.שמירת מסמכים

מטרת הפרק היא להבהיר את המדיניות המחייבת לגבי סוגי המסמכים השונים של עובדי צה״ל שיש לשמור ביחידה, ואת תקופות השמירה הנדרשות עבור כל סוג מסמך.
הפרק מתאר את חובתו של קצין משא״ן ע״צ ביחידה לשמש כגורם המשא״ן האחראי לשמירת מכלול המסמכים הנוגעים לניהול המשאב האנושי של עובדי צה״ל, ובכלל זה דוחות תעסוקה.
המדיניות מחייבת תקופות שמירה שונות עבור מסמכים מהותיים ועקרוניים, מסמכים הנוגעים לזכויות שכר קבועות, מסמכי דוחות תעסוקה חודשיים ומסמכים הנוגעים לבקשות עובדים, והכול למשך שבע שנים לפחות, כאשר חלק מהמסמכים נשמרים עד לאחר סיום ההעסקה.

•זכות שכרית קבועה: זכות הנוגעת לשכרו של העובד אשר הוקרה והינה קבועה, כגון: הכרה בוותק קודם, גמול השתלמות, או אישור זמן נסיעה.

•מסמכים עקרוניים ו/או מהותיים: מסמכים מרכזיים הנוגעים למהלך ההעסקה של העובד, לרבות סיכומי ראיון, חוות דעת, מסמכים הנוגעים לקליטה או פרישה וכתבי מינוי.

•דוחות התעסוקה החודשיים: מסמכים המרכיבים את דיווחי הנוכחות והפעילות החודשיים של העובד, כגון אישורי מחלה, אישורי השתלמויות, דו״ח חודשי של העובד ואישורי נסיעות בתפקיד.

1.חובת שמירת מסמכים: קצין משא״ן ע״צ ביחידה הוא גורם המשא״ן החייב לשמור את המסמכים השונים הנוגעים לניהול המשאב האנושי של עובדי צה״ל.

2.שמירת מסמכי זכות שכרית קבועה: מסמכים הנוגעים לזכות שכרית קבועה (כגון הכרה בוותק קודם, גמול השתלמות, זמן נסיעה וכדומה) יישמרו שבע שנים לפחות עד לאחר סיום ההעסקה של העובד.

3.שמירת מסמכים עקרוניים/מהותיים: מסמכים עקרוניים ו/או מהותיים (כגון סיכומי ראיון עם העובד, חוות דעת, מסמכים הנוגעים לפרישה, קליטה, הגדרת שעות הפעילות ביחידה, כתבי מינוי של בעלי תפקידים וכדומה) יישמרו שבע שנים לפחות מסיום ההעסקה.

4.שמירת מסמכי דוחות תעסוקה חודשיים: מסמכים הנוגעים לדוח התעסוקה החודשי של העובד (כגון אישורי מחלה, אישורים על ביצוע השתלמויות, דו״ח חודשי של העובד, אישורים על ביצוע נסיעות בתפקיד וכדומה) יישמרו שבע שנים לפחות.

5.שמירת מסמכי בקשות עובד: מסמכים הנוגעים לבקשות של העובד בעניינים שונים (כגון קידום בדרגות, דירוג, זכאות להטבת שכר כזו או אחרת וכדומה) יישמרו שבע שנים לפחות מסיום ההעסקה.