18.ניהול ובקרת שיא להעסקת סטודנטים

מטרת הפרק היא לפרט את מדיניות התכנון, הניהול ובקרת המימוש של שיא תקציבי להעסקת סטודנטים בצה"ל. הפרק מגדיר את תהליכי הגשת הבקשות להעסקת סטודנטים בסמכויות, את אופן חישוב עלויות ההעסקה המתוכננות והפועל, את מנגנוני הבקרה התקציבית של מרכז תע״ץ ואג"ת, את תהליכי הקליטה והעדכון, ואת ההשלכות והסנקציות הנגזרות מחריגה מהשיא המאושר.

•שיא סטודנטים: שיא תקציבי המפורסם על ידי אג"ת ומיועד להעסקת סטודנטים.

•עלות העסקה מתוכננת: עלות העסקה הנגזרת מתעריף השכר השעתי של הסטודנט, משעות העבודה הנדרשות ועלויות מעסיק.

•עלות העסקה בפועל: עלויות ההעסקה בהתאם לביצועים במערכות השכר.

1.מדור תו"ב יועצים וסטודנטים במרכז תע״ץ:

א.קבלת שיאי יועצים וסטודנטים מעודכנים מדי חודש מענף תכנון כ"א באג"ת.

ב.ייצוג הסמכויות למול ענף תכנון כ"א באג"ת באשר לנתוני הביצוע, ומתן המלצה במסגרת בקשות לעדכון שיאים והמרות / העלאות שיאים לסמכויות.

ג.ביצוע בקרה אחר ניצול שיא סטודנט למול התכנון המאושר להוצאה – הן במישור ההוצאה בפועל והן במישור תכנון ההוצאה.

ד.העברת קובץ המרכז את כלל הבקשות, למול השיא והתעריפים המעודכנים, למדור קליטה במרכז תע״ץ בתחילת כל שנה.

ה.הפקת העלות הכוללת לכל סטודנט הנגזרת מתלושי השכר מ-1.1 ועד לסוף אותו חודש (עלות העסקה בפועל) מדי חודש.

ו.הזנת השיאים, תכנון ההוצאה והוצאות השכר המעודכנות לקובץ ייעודי, ועדכון הסמכויות בכל רבעון על מצבן ביחס לשיא מבחינת עלות העסקה מתוכננת ועלות העסקה בפועל.

ז.תיאום הפחתת עלות ההעסקה המתוכננת במקרים שבהם השיא לא מנוצל במלואו, לצורך ניצול השיא בצורה היעילה ביותר.

2.מדור קליטה במרכז תע״ץ:

א.קבלת בקשות לקליטת סטודנט, הזנת פרטי הסטודנט לקובץ המרכז ושיוכו לסמכות הרלוונטית.

ב.הזנת השעות, המקצוע המאושר (לפיו יחושב התעריף) ותקופת ההעסקה הרצויה של הסטודנט בשנת העבודה בהתאם לאישור התקציבי של הסמכות.

ג.ביצוע תהליך קליטה מלא במידה וקיימת יתרה תקציבית לקליטה אל מול השיא; בסיומו מוזן מספר העובד של הסטודנט, ותאריך תחילת העסקתו נקבע בהתאם לתאריך יום הקליטה בפועל.

ד.חסימת אפשרות גיוס סטודנטים חדשים במהלך השנה לסמכות הצפויה לחרוג מהיקף השיא ולא ביצעה הגדלת שיא או קיבלה אישור לתכנון מרחיב.

ה.עדכון קובץ השריון בתאריך סיום ההעסקה עם כל סיום העסקה של סטודנט, על מנת לפנות את היתרה לגיוס סטודנטים נוספים לסמכות ולאפשר תמונת מצב עדכנית ומיטבית.

1.פנייה להעמדת שיא: הגשת בקשה להעסקת סטודנטים בסמכות לענף תכנון כ"א באג"ת במסגרת תכניות העבודה, תוך חישוב עלות ההעסקה המתוכננת לפי הכללים המפורטים.

2.תנאי הכרחי לקליטה: וידוא כי העמדת שיא הסטודנטים אושרה בטרם קליטת הסטודנט בפועל. לטובת חידוש העסקת סטודנט בתום שנת הלימודים לשנה העוקבת, יש לאשר שיא לשנה החדשה באותו האופן.

3.בקרה ותכנון שוטף: תכנון ובקרה של היקף המשרה לכל סטודנט, ווידוא כי הסטודנט מבצע את השעות בהתאם לשריון התקציבי וללא חריגה מהכללים.

4.מניעת חריגות: במידה והסמכות צפויה לחריגה מהיקף השיא המאושר (בעלות העסקה המתוכננת או בפועל), על קצין משא״ן ע״צ והסמכות לפנות לענף תכנון כ"א באג"ת בטרם החריגה להגדלת השיא, או לחילופין להעביר למדור תו"ב יועצים וסטודנטים במרכז תע״ץ בקשה מנומקת לתכנון מרחיב.

5.עדכון על שינויים בהעסקה: במקרה של סיום העסקה בטרם עת או יציאה לחל"ד, להעביר בקשה מפורשת על מנת להפחית את היתרה ששוריינה מעלות ההעסקה המתוכננת של אותו סטודנט, דבר שיאפשר לשריין סטודנטים חדשים למול היתרה.

1.מרכיבי חישוב עלות ההעסקה המתוכננת:

א.תעריף שעתי: נקבע על ידי מרכז תע״ץ בהתאם ל-הוראה 41-41 "תנאי העסקת סטודנטים".

ב.היקף משרה חודשי: מבוקש על ידי הסמכות (90–150 שעות בחודש, למעט טכנולוגים שהיקפם עד 120 שעות).

ג.מקדם עלויות מעסיק (1.5): מחושב לפי הפירוט הבא:

•הפרשות לפנסיה ופיצויים – 13.5% (מתוכם 6% לפיצויים).

•הפרשה לקרן השתלמות – 7.5%.

•מס שכר – 7.5%.

•השתתפות מעסיק בתשלומי ביטוח לאומי ובריאות ממלכתי – 4.51% (ובכפוף להוראות בט"ל).

•הוצאות נסיעה, דמי הבראה, ביגוד, שי לחג, שכר עידוד ושונות – 17%.

2.נוסחת חישוב עלות העסקה מתוכננת לסטודנט:

עלות העסקה מתוכננת = תעריף שעתי × היקף משרה חודשי × חודשי העסקה ×1.5

א.חודשי העסקה: מיום הקליטה ועד ל-31.12 או סיום העסקה מוקדם יותר (הנמוך מביניהם).

ב.דוגמה: עובד בתעריף שעתי מטה של 37 ₪, בהיקף של 150 שעות בחודש, למשך 12 חודשים: 37×150×12×1.5=99,900 ₪.

3.סנכרון מועדי חוזים ושנת תקציב:

א.למרות שחוזי הסטודנטים מסתיימים או מתחדשים ב-31.10 מדי שנה, אופן חישוב ניצול השיא מחושב קלנדרית מ-1.1 ועד ל-31.12, בהתאם לאופן העמדת השיא על ידי ענף תכנון כ"א באג"ת.

ב.העמדת/עדכון השיא לסמכות מבוצעים ע"י ענף תכנון כ"א באג"ת על בסיס חליפיות המרה ממשאב שיא היועצים המאושר לסמכות בפקודת העבודה לאותה שנה, או ע"ח סעיפים אחרים בהוצאה על השכר בהתאם לכללי היועכ"ל ואג"ת.

4.השלכות סנקציות בגין חריגה:

א.במידה ולא בוצעה הגדלת שיא או לא ניתן אישור לתכנון מרחיב – לא תתאפשר גיוס סטודנטים חדשים לסמכות על ידי מדור קליטה במרכז תע״ץ במהלך השנה, ובנוסף תבחן האפשרות לעצור תהליכי הזמנות רכש יועצים לסמכות.

ב.בהתאם לנסיבות, תועלה הסמכות לתחקור בראשות ר' ענף תכנון כ"א באג"ת, והיחידה מוסמכת לגבות את החריגה בהתאם לכללי אג"ת בתיאום עם יועכ"ל.

1.היערכות מוקדמת לחידוש חוזים ב-31.10: סיום חוזי הסטודנטים באוקטובר דורש אישור שיא חדש לשנת התקציב הבאה מראש; ללא אישור שיא מעודכן מאג"ת, מדור קליטה במרכז תע״ץ לא יוכל לחדש את העסקת הסטודנט.

2.מניעת עצירת רכש יועצים וגיוסים: זיהית צפי לחריגה? עדכן מיד את ענף תכנון כ"א באג"ת להגדלת שיא או העבר בקשה מנומקת לתכנון מרחיב למדור תו"ב יועצים וסטודנטים במרכז תע״ץ בטרם החריגה, כדי למנוע חסימת גיוסי סטודנטים ועצירת הזמנות רכש יועצים.

3.ניצול מיטבי של השיא בעזיבה או חל"ד: הקפד לדווח מידית למדור קליטה במרכז תע״ץ ולמדור תו"ב יועצים וסטודנטים במרכז תע״ץ על כל מקרה של סיום העסקה מוקדם או יציאה לחל"ד; הדיווח מפחית את השריון התקציבי ומאפשר לשריין קליטת סטודנטים חדשים מול היתרה שפונתה.

רכיבי מקדם עלויות מעסיק (סעיף 4.ג)

להלן פירוט הרכיבים הכלולים במקדם 1.5 לעלות מעסיק:

1.הפרשות לפנסיה ופיצויים – 13.5% (מתוכם 6% לפיצויים)

2.הפרשה לקרן השתלמות – 7.5%

3.מס שכר – 7.5%

4.השתתפות מעסיק בתשלומי ביטוח לאומי ובריאות ממלכתי – 4.51% (ובכפוף להוראות בט"ל)

5.הוצאות נסיעה, דמי הבראה, ביגוד, שי לחג, שכר עידוד ושונות – 17%