3.ניהול תיק אישי ממוחשב

מטרת פרק זה היא להדגיש את החובה המוטלת על כל גורם המטפל באוכלוסיית עובדי צה"ל לתייק מסמכים באופן נכון ומסודר במערכת הממוחשבת אנשיםSAP .
המדיניות מחייבת סריקה והעלאה של כלל המסמכים הרלוונטיים הנוגעים לעובד, ובכלל זה מסמכי קליטה, זכויות שכר קבועות, מסמכי הליכים משפטיים ומשמעתיים, וסיכומי ראיונות.
הפרק קובע את אחריותו של קצין משא״ן ע״צ לוודא תיוק מלא ואת האיסור הגורף על העברת מידע או מתן אפשרות צפייה בתיק המסמכים לצד ג בלתי-מוסמך.
החל מיום 15.06.2025כל תיוק המסמכים מתבצע באופן בלעדי במערכת אנשים.

•מערכת אנשים SAP : מערכת המידע הממוחשבת המרכזית לתיוק מסמכים אישיים של עובדי צה"ל.

•תיק המסמכים: המכלול הדיגיטלי במערכת אנשים- SAP המכיל את כלל המסמכים הסרוקים הנוגעים לעובד צה"ל.

•גמול השתלמות: זכות שכרית קבועה הניתנת לעובד צה"ל בגין השתלמויות שאושרו.

•אישורי השכלה: מסמכים המעידים על רמת השכלתו של העובד ואשר מקנים זכויות שכריות.

•אישור זמן נסיעה: מסמך המקנה זכות שכרית קבועה לעובד בהתאם לזמן הנסיעה הנדרש למקום עבודתו.

•מסמכי הקליטה: כלל המסמכים הנלווים לתהליך קליטתו של העובד בצה"ל.

•הליך בירור ותגובה: הליך המתנהל נגד עובד צה"ל טרם קבלת החלטה על הליך משמעתי.

1.חובת וידוא תיוק מלא : קצין משא״ן ע״צ ביחידה יוודא כי כל מסמך הנוגע לעובד צה"ל ביחידתו נסרק, נשמר ומועלה לתיק המסמכים במערכת אנשים- SAP באופן שוטף, ללא דיחוי, ומיד עם קבלתו.

2.היקף המסמכים לתיוק : במסגרת תיוק המסמכים, חובה לתייק את כלל המסמכים שיש להם ערך ממשי לתיעוד ונדרשים לשמירת הרצף הניהולי, המשפטי והשכרי של העובד.
אלה כוללים, בין היתר:

א.זכויות שכריות קבועות: כל המסמכים המקנים זכות שכרית קבועה לעובד (כגון: גמול השתלמות, אישורי השכלה, אישור זמן נסיעה וכו).

ב.מסמכי הקליטה: כלל המסמכים הנלווים לתהליך קליטתו של העובד.

ג.הליכים משמעתיים: מסמכים הנוגעים להליכים משפטיים או משמעתיים שמתנהלים או התנהלו נגד העובד, לרבות הליך בירור ותגובה.

ד.תיעוד ניהולי: סיכומי ראיונות, סיכומי פגישה עם העובד, חוות דעת וכל מסמך אחר שיש לו משמעות לניהול התיק האישי.

3.איסור העברת מידע לצד ג: חל איסור גורף על קצין משא״ן ע״צ להעביר מידע לצד ג כלשהו או לאפשר לצד ג כלשהו לצפות במידע המצוי בתיק המסמכים של העובד. העברת מידע או מתן אפשרות לצפות במידע לגורם שאינו מוסמך הינה עבירה פלילית ומשמעתית כאחת.

4.טיפול בבקשת עיון של עובד: עובד צה"ל המעוניין לצפות בתיק המסמכים האישי שלו, יפנה בעניין זה לקצין משא״ן ע״צ, קצין משא״ן ע״צ יעביר את בקשת העובד ליועץ המשפטי הרלוונטי בסמכות, היועץ המשפטי הרלוונטי בסמכות ינחה את קצין משא״ן ע״צ אילו מסמכים ניתן להעביר ואילו מסמכים לא ניתן להעביר לעיון העובד.

1.החל מה-15.06.2025 לא ניתן לתייק מסמכים במערכת תיק אישי- פורטל.
התיוק מתבצע אך ורק במערכת אנשים- SAP.

2.מסמכים המקנים זכות שכרית: יש לוודא תיוק של כל המסמכים המקנים זכויות שכריות קבועות לעובד, לרבות גמול השתלמות, אישורי השכלה ואישור זמן נסיעה.

3.תיעוד הליכים משמעתיים: יש לתייק מסמכים הנוגעים להליכים משפטיים או משמעתיים שמתנהלים או התנהלו נגד העובד, ובכלל זה הליכי בירור ותגובה.

4.הרשאות צפייה כלליות: הרשאות לתיק המסמכים של העובד יינתנו במסגרת מתן ההרשאות הכללי.

5.מסמכים החסויים לעיון העובד: ככלל, ישנם מסמכים שלא ניתן להעביר לעיון העובד, ובכלל זה חומרי חקירה ותכתובות פנימיות בעניינו. הנ"ל בכפוף להנחיית יועמ"ש.

1.יש לוודא שמסמכים בעלי משמעות שכרית (כגון גמול השתלמות, אישורי השכלה, אישור זמן נסיעה וכו') מתויקים באופן מידי עם קבלתם, על מנת להבטיח את מימוש זכויות העובד.

2.יש לראות בכל מסמך, לרבות סיכום פגישה או חוות דעת, בעל ערך לתיעוד, ולתייק אותו בתיק המסמכים באופן שוטף. תיעוד מלא ורציף הוא מנגנון הבקרה המרכזי למניעת חוסר מידע או פערים בניהול ענייני העובד.

3.טרם העברת מידע מתיק המסמכים לעובד המבקש לעיין בו, יש להמתין להנחיה מפורשת של היועץ המשפטי הרלוונטי בסמכות, במיוחד בהקשר לחומרי חקירה או תכתובות פנימיות.