2.מערכות מידע

מטרת פרק זה היא לפרט את סוגי הגורמים המורשים לטפל ולנהל את אוכלוסיית עובדי צה״ל (ע״צים) במערכות המידע הצה״ליות.
הפרק מפרט את פרקי הזמן המוגדרים שבהם גורמים אלו יוכלו לצפות בנתוני הפרט ברמה הכלל-צה״לית (למעט נפטרים), ואת היקף הנתונים הנדרשים לגישה בהתאם לנסיבות המקצועיות השונות.
המדיניות חלה על כלל הגורמים העוסקים בכוח אדם ע״צ בצה"ל, ומדגישה את האחריות הבלעדית של מדור ERP במרכז תע״ץ למתן הרשאות מבצעיות למערכות מידע המכילות נתונים על עובדי צה״ל.

•קצין משא"ן ע"צ יחידתי - הגורם המשא"ני היחידתי של העובד, אחראי על תקינות דיווחי נוכחות, חובות, זכאויות, תקינות נתוני הרשומת והתהליכים המערכתיים של העובד.

•קצין סגל ע"צ – גורם על יחידתי המכהן כקצין משא"ן ע"צ של כמה יחידות במקביל או מפקח ומוביל בריכוז על כמה יחידות את קציני משא"ן ע"צ , תחומי האחריות של גורם זה זהות לשל קצין משא"ן ע"צ יחידתי בהבדל שהאחריות של קצין סגל היא על כמות יותר גדולה של ע"צים.

•סמכות משא"ן ע"צ - הגורם המנהלי ותכנוני על עובדים תחת כלל היחידות שבסמכות, אחראי בנוסף לתמיכה בעובד בפרט, גם על פיקוח משאבים ועובדים ברמת הניהול וההקצאה, מגיש בקשות למרכז תע"ץ לתוספות ומאשר תהליכים שנשלחים דרך קציני משא"ן ע"צ תחתיו ומבצע הזנות חריגות במידת סמכותו (יפורט בהמשך).

•קצין משא"ן ע"צ חילי - הגורם המנהלי ותכנוני של עובדים המפוזרים תחת סמכויות רבות אבל עדיין מאוגדים ביחד לפי תחום תעסוקתם וקווי דמי נוספים אשר מגדירים אותם כקבוצה משל עצמם– לדוגמה, רופאים. קצין משא"ן ע"צ החילי מבצע את כלל תחומי האחריות כמו קצין משא"ן ע"צ יחידתי.

•משרד הביטחון - הגורם הממונה במשרד הביטחון על העסקת ע"צים, אחראי על בחינת שינויים בהסכמי שכר שנקבעו ונחתמו מול העובד במידת הצורך, באופן פרטני ומול צה"ל, בוחן ומאשר שינויים בהסכמי העסקה ושכר למודולי העסקה, אופני תגמולים שונים ונשנים.

•ארגון עובדי צה"ל - חלק מההסתדרות הכללית של העובדים בישראל. מקבלים באופן שוטף נתוני רשומת בסיסיים למתן קישור של העובד עם ההטבות והזכאויות שלו במסרגת היותו חבר בארגון. עובדים אשר חתמו על אי מסירת פרטים לארגון, הארגון לא יוכל לצפות על נתוניהם.

•אג"ת - מנהל ארגוני של מבנה צה"ל, מגדיר מערכתית הקצאות ותקנים בתוך המבנה הארגוני של כל צה"ל, ביניהם, תקנים ויחידות שמתאימות לגיוס ע"צים .

1.מתן הרשאות מבצעיות: מדור ERP במרכז תע״ץ הינו הגורם המוסמך היחיד למתן הרשאות למערכות מידע בהן אגור מידע על עובדי צה״ל.

2.טיפול בפניות חריגות: בקשות חריגות לחלונות רטרו (מעבר ל־3 חודשים לקצין משא״ן ע״צ או חצי שנה לסמכות ) יועברו לבחינה וטיפול חריג במרכז תע״ץ.

3.מועדי מתן הרשאות: ההרשאות ניתנות בהתאם לחלונות הרענון של המערכות בשעה 12:00 ובשעה 00:00.

כללי:

1.דיווח נתוני תעסוקה: קצין משא״ן ע״צ אחראי ומוסמך לדווח את נתוני התעסוקה של כלל העובדים באחריותו.

2.בקרה שכרית: באחריות קצין משא״ן ע״צ להיות בבקרה מתמדת על תקינות השכר של העובדים באחריותו, מאחר שלכל הזנה שמבוצעת על ידו ישנה משמעות שכרית ישירה.

3.הגבלות שימוש בהרשאות: חל איסור חמור לעשות שימוש בהרשאות כדי לאתר מידע שלא לצורך התפקיד ו/או המשימה. ההרשאות הן אישיות ואינן ניתנות להעברה.

גישה לנתונים בהתאם לנסיבות:

א.אע״צים שסיימו העסקה:

מועד הגישה: קצין משא״ן ע״צ נדרש לגשת לנתוני הרשומת של עובד שסיים העסקה למשך עד חצי שנה ממועד סיום העסקתו.

מטרה: לבחון את תקינות הנתונים ולאפשר תקינות שכרית ובכך למנוע פגיעה בפרט.

עובד שהוצב בר״מ 7: אם העובד הוצב טרם סיום העסקתו ביחידה ר״מ 7, קצין משא״ן ע״צ של היחידה עליה הוצב טרם הצבתו בר״מ 7 יוכל לגשת לנתונים כאמור לעיל.

ליווי סיום העסקה (ר״מ 7): במקרים בהם עובד המוצב ביחידת ר״מ 7 מסיים העסקתו, התהליך מלווה על ידי קצין משא״ן ע״צ מיחידתו הקודמת וכלל הגורמים הממונים עליו (לרבות קצין סגל ע"צ, קצין משא״ן ע״צ חילי ורמ"ד בסמכות).

הזנות רטרו: הנתונים אליהם נדרשת גישה לעניין זה הינם נתוני העובד בתקופת העסקתו. שינויים יבוצעו בהתאם לחלונות הרטרו האפשריים:

•קצין משא״ן ע״צ: ברירת מחדל – 3 חודשים.

•סמכות: ברירת מחדל – חצי שנה.

ב.עובדים שעברו יחידה:

מועד הגישה: קצין משא״ן ע״צ של היחידה הקודמת נדרש לגשת לנתוני הרשומת של העובד לתקופה של עד חודשיים לאחר מעבר העובד מהיחידה שבאחריותו.

מטרה: לבחון את תקינות הנתונים ולאפשר מעבר חלק בין היחידות מבלי שתיווצר פגיעה בזכאויות העובד, לרבות זכאויות שכריות.

אפשרויות הזנה: אפשרויות ההזנה ובקרת התקינות במקרה זה הינן רק לתקופת הצבת העובד ביחידה המקורית שבאחריות קצין משא״ן ע״צ.

ג.עובדים המוצבים ביחידת ר״מ 7:

קצין משא״ן ע״צ נדרש לגישה מלאה לנתוני הרשומת של עובדים אשר הוצבו ביחידתו טרם העברתם ברשומת ליחידת ר״מ 7

ד.מועמדים לקליטה ליחידה:

תקופת הגישה : גישה לנתוני מועמדים תתאפשר לחלון של חודש ימים.

תנאי סגירת החלון: חלון זה ייסגר בהינתן אחד מהתנאים המפורטים בנספח ג׳ (כניסה לתוקף סעיף 18 ו-19 בנספח ג - ראה סעיף דגשים לביצוע).

תחומי הגישה: יחידה הנמצאת בתהליך גיוס נדרשת לגשת לרשומת המועמדים בתחומים הבאים:

•נתוני רישומת כלליים.

•סיווג ביטחוני.

•הכשרות והתמקצעות צבאית (לרבות רישיונות והסמכות).

•תקופות שיכולות להימנות לצורכי הוותק השכרי על סוגיו.

•חוות דעת ורושם מקצועי ממפקדים קודמים.

•רישום פלילי (באינדיקציית "עיין תיק ") לרבות נתוני משטר ומשמעת.

•היעדרויות.

תלוש שכר:

לעניין זה בלבד אין צורך בגישה לתלוש השכר, למעט במקרים בהם מדובר באדם אשר הועסק בעבר כע״צ. במקרה זה, נדרשת גישה לשלושת תלושי השכר האחרונים של הפרט מתקופת העסקתו הקודמת.

1.הרשאות מערכתיות: על-פי פקודות הצבא, הרשאות למערכות צה״ליות יכולות להינתן רק על-ידי הגורם המוסמך הרלוונטי, על מנת להבטיח הגנה על פרטיות וסודיות המידע. הגורם המוסמך הבלעדי הוא מדור ERP במרכז תע״ץ.

2.הליך פתיחת הרשאות (SAP): על מנת לקבל הרשאה כקצין משא״ן ע״צ / סגל ע"צים/ חילי / סמכות למערכת האנשים (SAP), יש לבחון תחילה שהתנאים הבאים מתקיימים:

•קיים משתמש ברשת הצה״לית.

•הנדרש בהרשאות יושב על משרה באופן פרטני (ללא אנשים אחרים בעלי אותו זיהוי משרה).

•הנ״ל עבר קורס קציני משא״ן ע״צ בהצלחה לטובת ביצוע התפקיד הרלוונטי.

•במידה ומדובר בהרשאות קצין משא״ן ע״צ / סגל ע"צים / חילי – נדרש מסמך מאשר של הסמכות הרלוונטית.

•כאשר התנאים הנ״ל מתקיימים, יש לפתוח פנייה בענן התומכ״ל - צוות HR עובדי צה״ל.

3.העברת מקל בין יחידות: במקרים של מעבר עובד בין יחידות, מבוצעת העברת מקל בין היחידה השולחת והיחידה הקולטת, ובמידת הצורך בין הסמכות השולחת לסמכות הקולטת, וזאת בתיווך של מדור קידום והטבות במרכז תע״ץ.

4.פניית עובד למופת (בנוסף לקצין משא״ן ע״צ): להלן פירוט חלק מהמקרים בהם העובד יפנה למופת, בנוסף לפנייה לקצין משא״ן ע״צ:

•במקרים בהם העובד מעוניין להבין את אופן חישוב אחד המרכיבים בתלוש השכר.

•במקרים בהם העובד מגיש מסמכים לטובת ההכרה בגמולי השתלמות.

•במקרים בהם העובד מגיש מסמכים הנוגעים למיסוי ותשלומים לביטוח הלאומי.

•במקרים בהם העובד מגיש מסמכים בנוגע לקרנות אליהם הוא מפקיד משכרו (קרן פנסיה, קרן השתלמות, קופת גמל וכו׳).

•במקרים בהם העובד מעוניין לבצע התחייבות יזומה דרך תלוש השכר (תשלום הלוואות, תשלום ביטוחים ועוד).

5.אופן טיפול בפניית עובד: תהליך העבודה בטיפול בעובד מפורט בנספח א׳. מטבע המבנה הארגוני ההיררכי בצה״ל, פנייה של העובד תעבור לא פעם מקצין משא״ן ע״צ ביחידתו עד לגורם המטכ״לי האמון על מדיניות העסקת ע"צים - מרכז תע״ץ.

6.סגירת אפשרות הצפייה בנתוני מועמדים (סעיפים 18 ו 19): חלון הזמן של חודש ימים לצפייה בנתוני מועמדים ייסגר בהינתן אחד מהתנאים הבאים )מפורטים בנספח ג׳(:

•קצין משא״ן ע״צ ייפתח תהליך קליטה על העובד ביחידתו (ניתן לפתוח מספר תהליכי קליטה על אותו מועמד ליחידות שונות).

•מבוצעת סגירה ידנית של החלון )המועמד נמצא לא מתאים(.

•בתום חלון הזמן.

1.הכרת מנגנוני הבקרה: יובהר כי התדפיס האישי במתכונתו הנוכחית גרידא אינו מאפשר לאמת את תקינות הנתונים ברשומת, קל וחומר את תקינות השכר של העובד. יש להסתמך על כלל הכלים שסופקו למימוש האחריות.

2.שמירה על פרטיות: יש להקפיד הקפדה יתרה על מדיניות ההרשאות המוגבלות (לפי יחידה/חיל/סמכות) וחל איסור חמור לעשות שימוש בהרשאות כדי לאתר מידע שלא לצורך התפקיד ו/או המשימה.

3.תזמון סיום העסקה: יש לנצל באופן מלא את חלון הזמן של עד חצי שנה ממועד סיום העסקה על מנת לבחון את תקינות נתוני הרשומת של העובד היוצא, לאפשר תקינות שכרית ולמנוע פגיעה בעובד.

4.תזמון מעבר יחידה: יש לוודא בדיקת תקינות נתונים והזנות רטרו רלוונטיות לתקופת ההצבה הקודמת במהלך חלון הגישה של עד חודשיים לאחר מעבר העובד ליחידה אחרת.

5.סגירת חלון מועמדים: יש לבצע סגירה ידנית של חלון הצפייה בנתוני מועמד ברגע שמתקבלת החלטה כי הוא אינו מתאים, על מנת ליישם את מדיניות הגנת הפרטיות ולסגור את חלון הגישה לפני תום חודש הימים המוקצה.