5.עדכון פרטים אישיים ברישומי הצה״לית

מטרת פרק זה היא להבהיר את החובות המוטלות על עובדי צה"ל וקציני משא״ן ע״צ ביחידות בכל הנוגע לעדכון פרטים אישיים.
הפרק מגדיר כי נתוניו האישיים של עובד צה"ל מוזנים לרשומה הצה"לית במעמד הקליטה.
ככלל, שינויים כגון שם, כתובת ומצב משפחתי נגזרים אוטומטית מנתוני משרד הפנים.
עם זאת, קובעת המדיניות כי באחריות העובד לעדכן את קצין משא״ן ע״צ בכתב על כל שינוי בפרטיו תוך שמונה ימים.
אחריות קצין משא״ן ע״צ היא לוודא את קליטת הנתונים ברשומה הצה"לית בטווח של עד חודש קדימה.
כמו כן, הפרק מפרט שיטה לעדכון שינויים שאינם נגזרים (כגון מצב ילד, השכלה ומספר טלפון), תוך פירוט המסמכים הנדרשים והגורמים המזינים במרכז תע״ץ.

•רשומה צה"לית: מאגר הנתונים הממוחשב בצה"ל, אליו מוזנים ומתעדכנים פרטיו האישיים של עובד צה"ל.

•גזירה: תהליך אוטומטי שבו שינויים בפרטים אישיים (כגון שם, כתובת ומצב משפחתי) נגזרים לרשומה הצה"לית מנתוני משרד הפנים.

•שינויים נגזרים: שינויים בפרטים אישיים כגון שם פרטי/משפחה, כתובת, נישואין, לידה, גירושין, מין ודת, אשר ככלל מתעדכנים אוטומטית מנתוני משרד הפנים.

•שינויים שאינם נגזרים: שינויים בפרטים אישיים (כגון מצב ילד, מספר שנות לימוד או נתוני השכלה, מספר טלפון / כתובת למקרה אסון) שאינם מתעדכנים אוטומטית מנתוני משרד הפנים, ואשר יש להם השלכה ישירה על שליטה בכ"א / רכיבי שכר / זכאויות של העובד.

•מסמך מאושר נאמן למקור: העתק של מסמך מקורי שנדרש לצורך עדכון פרטים, אשר אושר כנאמן למקור על ידי קצין בדרגת רס"ן/תמ"ן.

•אתר צ 360 : אפליקציה אינטרנטית לנייד המאפשרת לעובד לבצע עדכון עצמי של מספר טלפון או כתובת למקרה אסון.

1.עדכון רשומת השכלה לעובדים בהסכם קיבוצי:

א.עדכון רשומה שבוצעה בקליטה יטופל על ידי מדור קליטה.

ב.עדכון השכלה במהלך העסקה יטופל על ידי מדור ביצוע השכר.

2.עדכון/שינוי רשומת השכלה לעובדים בחוזה אישי: יבוצע בכל שלב על ידי מדור חוזים אישיים.

3.אופן טיפול בעדכון פרטים שאינם נגזרים: העדכון יבוצע בכפוף לצירוף המסמכים המפורטים בהוראה זו (מסמך מקורי או העתק מאושר נאמן למקור ע"י קצין בדרגת רס“ן/תמ"ן).

1.חובת עדכון על ידי העובד: באחריות העובד לעדכן את קצין משא״ן ע״צ ביחידתו על כל שינוי בפרטיו/מצבו האישי, בתוך שמונה ימים לכל המאוחר.

2.וידוא גזירה ע"פ זמנים מוגדרים: על קצין משא״ן ע״צ ביחידה לוודא שהשינוי אכן נגזר לרשומה הצה"לית, בטווח של עד חודש קדימה מיום העדכון.

3.טיפול בשינויים שאינם נגזרים: אופן הטיפול לעדכון שינויים אלו יבוצע כמפורט מעלה.

4.גורם מזין (מצב ילד): קצין משא״ן ע״צ הוא הגורם המזין שינויים במצב הילד.

5.עדכון פרטי התקשרות: ניתן לפנות אל קצין משא״ן ע״צ לצורך עדכון מספר טלפון / כתובת למקרה אסון ברשומה, בנוסף לאפשרות העדכון העצמי באתר צ 360.

6.בקרה על פרטים אישיים: חובתו של קצין משא״ן ע״צ לבצע בקרה על פרטיהם האישיים של העובדים ביחידתו, על ידי הפקת דו"חות עדכניים, ככל שניתן, על מנת לוודא שהנתונים נגזרו לרשומה והעובד מזוכה בשכר בגין השינויים (ככל שתהיה להם השלכה על שכרו של העובד).

7.אישור העתק נאמן למקור: אישור של העתק מסמך (במקום מסמך מקורי) כ"נאמן למקור" יבוצע על ידי קצין בדרגת רס"ן/תמ"ן.

1.מועד הזנת נתונים ראשוני: נתוניו האישיים של עובד צה"ל מוזנים לרשומה הצה"לית במעמד הקליטה.

2.סוגי השינויים הנגזרים: ככלל, שינויים אלו כוללים: שם פרטי / משפחה, כתובת, נישואין, לידה, גירושין, מין, דת.

3.שינויים שאינם נגזרים: ישנם מספר שינויים בפרטיו האישיים של העובד אשר אינם נגזרים מנתוני משרד הפנים, אך יש להם השלכה ישירה על שליטה בכ"א / רכיבי שכר / זכאויות של העובד, ולפיכך אופן הטיפול לעדכון שינויים אלו יבוצע כמפורט:

א.מצב ילד – כל שינוי במצב הילד:

-המסמכים הנדרשים: צו אימוץ שניתן על-פי חוק אימוץ ילדים התשמ"א 1981 או הסכם גירושין הכולל פסק דין.

-הגורם המזין: קצין משא״ן ע״צ.

ב.עדכון מספר שנות לימוד או נתוני השכלה:

המסמכים הנדרשים: אישור השכלה.

הגורם המזין בהתאם לסוג העובד והשלב:

-עובדים בהסכם קיבוצי: מדור קליטה בקליטה או מדור ביצוע השכר במהלך העסקה.

-עובדים בחוזה אישי: מדור חוזים אישיים בכל שלב.

ג.מספר טלפון / כתובת למקרה אסון:

באפשרות העובד לעדכן באתר צ 360. ניתן לפנות לקצין משא״ן ע״צ לצורך עדכון ברשומה.

1.הקפד על המועד המחייב לעדכון העובד: דרוש מהעובד לעדכן אותך על כל שינוי בפרטים/מצב אישי תוך שמונה ימים לכל המאוחר.

2.בצע בקרה אקטיבית: הפק דו"חות עדכניים ככל שניתן ובצע בקרה יזומה בטווח של עד חודש קדימה מיום העדכון כדי לוודא את הגיזירה לרשומה הצה"לית ואת זיכוי העובד בשכר בגין השינויים (ככל שיש השלכה על שכר).

3.הקפד על תהליך אישור נאמן למקור: בעת קבלת העתק מסמך, ודא כי הוא מאושר כ"נאמן למקור" על ידי קצין בדרגת רס"ן/תמ"ן.