נספח א' – כתב מינוי – אחראי/ת דיווח
7.ניהול דוחות תעסוקה במערכת לביא
בתוכן העניינים: ניהול דו"חות תעסוקה במערכת ה"לביא"
מטרת הפרק היא להגדיר את תהליכי הניהול, הדיווח והבקרה של דוחות התעסוקה עבור עובדי צה״ל ביחידות, באמצעות המערכות הייעודיות. הפרק מפרט את החובות המוטלות על מפקדי היחידות ובעלי התפקידים הממונים מטעמם, את אופן השימוש במערכות הדיגיטליות ('לביא', 'ברלין', 'PUNCH IT'), ואת לוחות הזמנים המחייבים לאישור ושידור הדוחות לצורך תשלום שכר תקין.
•מערכת PUNCH IT: אפליקציה לדיווח נוכחות במכשיר הנייד האישי של העובד.
•מערכת לביא WEB: מערכת לדיווח נוכחות ברשת הצה״לית על־ידי העובד.
•מערכת לביא: מערכת לניהול דוחות תעסוקה המשמשת את סגלי המשא״ן ע"צ, בעל תפקיד "אחראי דיווח" והמפקדים.
•מערכת ברלין: מערכת המשמשת את מפקדי היחידה וסגלי המשא״ן ע"צ לצורך ניהול בקרה על דיווחי נוכחות, ניהול משתמשים באפליקציה ושידור דוח תעסוקה למופת.
•אחראי דיווח: בעל תפקיד הממונה על־ידי מפקד היחידה, האמון על פיקוח ואישור דיווחי הנוכחות של העובד באפליקציה או בלביא WEB, באמצעות מערכת הלביא.
•מורשה שידור דוחות תעסוקה: תפקיד המבוצע על־ידי קצין משא״ן ע״צ, שתכליתו לוודא את תקינות דוחות התעסוקה בהתאם למדיניות ולשדרם למופת.
1.אישור שעון נוכחות: ענף מערכות מידע ודיגיטל במרכז תע״ץ הוא הגורם המוסמך לאשר מענה של שעון נוכחות ביחידות בהן קיימים עובדים בעלי טלפון כשר וללא יכולת לעבוד על רשת ARMY.
2.אישור שעות חריגות: הוועדה הייעודית לבחינה חריגה של שעות עבודה ושעות נוספות במרכז תע״ץ אחראית לאשר דיווח עבודה בשעות נוספות חריגות.
3.קביעת מדיניות: מרכז תע״ץ קובע את המדיניות שלאורה נבחנת תקינות דוחות התעסוקה על־ידי מורשה השידור.
על קצין משא״ן ע״צ חלה האחריות המקצועית לניהול ולבקרת דוחות התעסוקה ביחידה, והוא ישמש כ"מורשה שידור דוחות תעסוקה". להלן פירוט תחומי האחריות:
1.הדרכה ומינויים:
א.ביצוע הדרכה על מערכת הנוכחות (לביא) לבעל תפקיד "אחראי דיווח" שמונה על־ידי מפקד היחידה, טרם כניסתו לתפקיד.
ב.החתמת אחראי הדיווח על כתב מינוי ואישור ביצוע ההדרכה בחתימתו (ראה נספח א').
ג.בעת בקשה המועברת לצוות דיווח במדור אמ"ת לקבלת הרשאות קצין משא"ן ע"צ למערכת ה"לביא" , נדרש לצרף :
-אישור מהסמכות
-צירוף טופס חתום ע"י מפקד היחידה.
-הצגת תעודת גמר מקורס קציני משא"ן ע"צ / הרשמה והתחייבות התייצבות לקורס הקרוב.
2.ניהול ודיווח במערכת:
א.דיווח היעדרויות המחייבות אינדיקציה במערכת רישום אישי (כגון "תמורה פרטנית").
ב.ביצוע תיקונים במקרים של שיבוש באפליקציה או דיווח שגוי (סמכות מקבילה לאחראי דיווח ומפקד).
ג.הזנת שעות כוננות, שעות המתנה ושעות תורנות בהתאם לטופס הצהרה של העובד (סמכות מקבילה לאחראי דיווח).
ד.הזנת נלווים לשכר (כגון תוספת רום, תוספת דינמומטר, תוספת נהג ספק וכו') בהתאם לטופס הצהרה של העובד – באחריות בלעדית של קצין משא״ן ע״צ.
ה.דיווח שעות תמורה לילה בהתאם לאינדיקציית צבירת זכאות בלביא ומימוש בפועל על־ידי העובד (לא רלוונטי לעובדים בהסכם גמיש) – באחריות בלעדית של קצין משא״ן ע״צ.
ו.דיווח הוצאות אישיות בתפקיד בכפוף להוראת מדיניות 24-71 – באחריות בלעדית של קצין משא״ן ע״צ.
ז.ביצוע תיקון רטרואקטיבי של דוח תעסוקה במערכת לביא (טרם התיקון במערכת עמית) – באחריות בלעדית של קצין משא״ן ע״צ.
ח.קטלוג כלל האסמכתאות הנדרשות במסגרת דיווח נלווים לשכר בחודש הרלוונטי במערכת לביא.
3.שידור ובקרה:
א.וידוא טרם שידור הדוח כי לכל תעסוקה חריגה מצורפת אסמכתא, כי חישוב השעות תקין וכי אחראי הדיווח אישר את הנתונים בחתימה אלקטרונית.
ב.הפקת דוח סיכום חודשי והחתמת אחראי הדיווח (ביחידות ללא גישה לרשתות צה"ליות למפקדים), ושמירתו בתיקייה ייעודית.
ג.העברת סיכום דוח חודשי מהלביא לעובדים טרם השידור למופת.
ד.שידור דוח התעסוקה במערכת "ברלין" עד ה־7 לחודש העוקב, לקליטה במופת עד ה־8 לחודש (בהתאם לפקודת מטכ"ל 41.0301).
ה.וידוא כי דוחות התעסוקה נקלטו לרישום אישי בצורה תקינה.
1.חובות מפקד היחידה
א.האחריות הכוללת לניהול דיווחי הנוכחות והפיקוח על עובדי צה״ל מוטלת על מפקד היחידה.
ב.מינוי בעלי תפקידים ("אחראי דיווח" ו"מורשה שידור") האחראים על דיווח, אישור ושידור דוח התעסוקה.
ג.וידוא עמידה בניצול המשאבים בהתאם לסל התקציבי של היחידה, באמצעות דוחות בקרה במערכת לביא.
2.מינוי "אחראי דיווח"
א.ניתן למנות: מפקד ישיר, קצין ניהול, מנהל עבודה, או כל בעל תפקיד אחר (למעט 'קצין משא״ן ע״צ').
ב.אין למנות חיילים בשירות חובה לתפקיד זה.
ג.מומלץ למנות ממלא מקום למקרה של היעדרות.
3.אופני דיווח נוכחות עובד
א.אפליקציית PUNCH IT.
ב.מערכת לביא WEB (רשת ARMY).
ג.שעון נוכחות (באישור חריג של מרכז תע״ץ לעובדים עם טלפון כשר וללא גישה לרשת).
4.אישור דוחות (לוחות זמנים)
א.על "אחראי דיווח" לסקור את הנתונים ולאשרם בחתימה אלקטרונית עד ה־6 לחודש העוקב.
ב.בתאריך זה המערכת ננעלת לשינויים על־ידי אחראי הדיווח.
ג.אי־אישור הגיליון ימנע שידור שכר ויפגע בשכר העובד.
5.שמירת מסמכים
א.מסמכים שקוטלגו במערכת לביא (אישורי מחלה, דוחות חתומים דיגיטלית וכו') – אין חובה לשמור עותק קשיח.
ב.דוחות חתומים ידנית (ביחידות ללא גישה ממוחשבת למפקדים) – יש לשמור בתיקייה קשיחה למשך 7 שנים לפחות.
6.אישור שעות נוספות
א.יאושרו בהתאם לכללים בהוראת מדיניות 40-87 ובצירוף אסמכתאות. חריגות מחייבות אישור ועדה במרכז תע״ץ.
1.מומלץ לבצע סקירה ואישור של הדיווחים ברמה יומית או שבועית, ולא להמתין לסוף החודש, כדי למנוע עומס וטעויות ברגע האחרון.
2.ודא כי לכל "אחראי דיווח" מונה גם ממלא מקום, כדי להבטיח רציפות תפקודית במקרה של היעדרות ממושכת.
3.הקפד לקטלג את כל האסמכתאות במערכת לביא בזמן אמת; פעולה זו מייתרת את הצורך בשמירת ניירת פיזית ומקל על איתור מסמכים בעתיד.
