17.שילוב עובד חדש ביחידה

מטרת הפרק היא להבטיח קליטה הוליסטית, מובנית ואחידה של כלל אוכלוסיית עובדי צה"ל בהיבטי מקצועיות, אחידות ארגונית והשתלבות חברתית. הפרק קובע את המדיניות המיועדת לקצר ולייעל את תקופת ההסתגלות של העובד, לבסס את תחושת השייכות שלו לארגון, ולשאוף להביאו לתפקוד מלא בפרק זמן אופטימלי לצד שיקוף מלא של כלל חובותיו וזכויותיו. תחולת המדיניות הינה על כלל עובדי צה"ל הנקלטים למערכת (למעט חניכים) החל ממועד קליטתם ועד לתום חצי שנת עבודה. הנושאים המרכזיים הנכללים בפרק עוסקים בעקרונות המנחים, חלוקת האחריות בין בעלי התפקידים השונים (מרכז תע״ץ, קצין משא״ן ע״צ, מפקד ישיר, מפקד בכיר וחונך), לוח הזמנים המפורט של שלבי ההסתגלות, וכן הכלים, המחוונים והטפסים הנדרשים לביצוע התהליך.

•אפליקציית צ'360: יישומון נייד המנגיש מידע מפורט, תלושי שכר, אישורים ושירותי משא"ן באזור האישי עבור עובדי צה"ל.

•חונך: עמית לצוות או ליחידה (עובד צה"ל או איש קבע) הממונה על ידי המפקד הישיר להעניק לעובד החדש ליווי חברתי ומקצועי ולסייע בהשתלבותו.

•מערכת אנשים: המערכת הממוחשבת לניהול תיק המסמכים האישי, נתוני השיבוץ, עץ המבנה הארגוני והזנת הראיונות של עובד צה"ל.

•מערכת לביא: המערכת הממוחשבת לניהול דיווחי הנוכחות, השכר, הסכמי ההעסקה והגדרות העבודה של עובדי צה"ל.

•משרת הורה: זכאות לקיצור יום העבודה בחצי שעה להורה לילדים מתחת לגיל 12, בהתאם לתנאי המדיניות והגשת בקשה.

•עובד גמיש / שעון גמיש: מודל העסקה המאפשר גמישות בשעות העבודה היומיות או החודשיות בהתאם להגדרות ההסכם, ללא זכאות לתמורת לילה בתחום הלילה.

•צ'ק ליסט משרד משא"ן: כלי בקרה מובנה המבוצע על ידי קצין משא״ן ע״צ עד 3 ימי עבודה מיום הקליטה לצורך לוודא הגדרות שכר, דיווחים וזכאויות.

•קיט קליטה: ערכת קליטה ראשונית הנמסרת לעובד צה"ל ביום קליטתו על ידי מרכז תע״ץ.

•שאלון השתלבות: שאלון דיגיטלי מקיף המופץ על ידי מרכז תע״ץ כחצי שנה מיום הקליטה לבחינת אופן ההשתלבות בארגון.

•שיחת היכרות מפקד בכיר: שיחה בראיית מאקרו המתקיימת על ידי מפקד בדרגת סא"ל ומעלה או אע"ב עד שבועיים ממועד הקליטה להצגת חזון ומבנה ארגוני.

•שיחת הסתגלות: שיחת סיכום משוב, עמידה ביעדים ותיאום ציפיות המבוצעת על ידי המפקד הישיר כחודשיים לאחר הקליטה.

•שיחת פתיחה: שיחת תיאום ציפיות, הצגת תחומי אחריות והגדרת יעדים המתקיימת בין המפקד הישיר לעובד החדש עד 3 ימי עבודה מיום הקליטה.

1.ביצוע קליטת העובד ברשומת צה"ל ומסירת 'קיט קליטה' ביום הקליטה.

2.ביצוע למידה מתמדת של תהליך ההסתגלות ופיתוח כלים טכנולוגיים למיטוב התהליך, בין היתר באמצעות תהליכים דיגיטליים ואוטומטיים בדחיפה (כגון שאלונים למפקד ולעובד).

3.עדכון המדיניות מעת לעת בראייה כלל-ארגונית (על ידי מדור פרט / רמ"ד פרט).

4.ביצוע בקרה שוטפת על ביצוע תקין של התהליך, בין היתר באמצעות תיעוד ברשומת ובמסגרת ביקורות ביחידות.

5.הפצת שאלון השתלבות דיגיטלי מקיף לעובד כחצי שנה מיום הקליטה לבחינת אופן ההשתלבות בארגון ואיתור נקודות לשימור ולשיפור.

1.ניהול תהליך הסתגלות העובד ביחידה מקצה לקצה.

2.יצירת סגירות מול העובד במעמד הקליטה ליחידה.

3.הנגשת תנאי העסקת העובד למפקדו הישיר.

4.וידוא קביעת ראיונות לעובד מול המפקד הישיר (עד 3 ימי עבודה מיום הקליטה) ומול המפקד הבכיר (עד שבועיים מיום הקליטה).

5.ביצוע 'צ'ק ליסט משרד משא"ן' למול העובד עד 3 ימי עבודה מיום הקליטה, החתמת העובד וסריקת/אירכוב המסמך לתיק המסמכים של העובד במערכת אנשים.

6.הפיכה למוקד ידע בעבור המפקדים והעובדים בתהליך, בדגש על החובות והזכויות של העובד בהיבטי דיווחי נוכחות, משמעויות שכריות ומעטפת הפרט.

7.תיעוד ואירכוב כלל הראיונות והטפסים החתומים (שיחת פתיחה, שיחת מפקד בכיר, שיחת הסתגלות) בתיק המסמכים של העובד במערכת אנשים.

8.העברת טפסים ונספחים לגורמים המוסמכים במרכז תע״ץ (כגון נספח תנאי העסקה למדור קליטה).

1.עקרונות מנחים לכלל התהליך:

א.אחריות מוגדרת: לכל בעל תפקיד אחריות ברורה ומוגדרת בתהליך.

ב.ליווי פעיל: העובד אינו נקלט לבדו; תפקיד המפקדים והיחידה לספק לעובד מעטפת מלאה בעת תקופת ההסתגלות.

ג.מדידה ומשוב: איסוף משוב מובנה בנקודת זמן קבועה לשיפור מתמיד.

2.משימות ובעלי תפקידים בלוח הזמנים של תהליך ההסתגלות:

א.יום הקליטה: קליטה לצה"ל – קליטת העובד ברשומת ומסירת 'קיט קליטה' (באחריות מרכז תע״ץ).

ב.עד 3 ימי עבודה מיום הקליטה: צ'ק ליסט משרד משא"ן – ביצוע צ'ק אפ במשרד המשא"ן לרבות הדרכה ראשונית אודות דיווחי נוכחות, הסבר על אופן תשלום השכר, שעות העבודה ותנאי העסקה כלליים (באחריות קצין משא״ן ע״צ).

ג.עד 3 ימי עבודה מיום הקליטה: שיחת פתיחה – שיחת קליטה ראשונית עם המפקד הישיר לצורך תיאום ציפיות, שיקוף יעדים, נהלים וכדומה (באחריות מפקד ישיר).

ד.שבועיים מיום הקליטה: הצמדת חונך (מומלץ) – הצמדת חונך עמית (ע"צ או איש קבע מהיחידה) לטובת היכרות עם היחידה, ליווי שוטף, וידוא קבלת מענה לוגיסטי, סיוע בהשתלבות חברתית ומענה לשאלות כלליות (באחריות מפקד ישיר).

ה.שבועיים מיום הקליטה: שיחת היכרות מפקד בכיר – שיחת היכרות ראשונית מול סא"ל ומעלה / אע"ב להצגת חזון, מבנה ארגוני ווידוא תהליך הסתגלות תקין (באחריות מפקד בכיר).

ו.חודשיים מיום הקליטה: שיחת הסתגלות – סיכום משוב של ביצוע התפקיד, עמידה ביעדים, תיאום ציפיות, נקודות לשימור ולשיפור (באחריות מפקד ישיר).

ז.חצי שנה מיום הקליטה: שאלון השתלבות – ביצוע שאלון דיגיטלי מקיף אודות אופן ההשתלבות בארגון, איתור נקודות לשימור ולשיפור (באחריות מרכז תע״ץ).

3.פירוט תחומיי הבדיקה בצ'ק ליסט משא"ני:

א.תחום יחידה: בדיקה במערכת אנשים שנתוני העובד מוזנים באופן תקין (עד ולא יאוחר ממועד גזירת שכר); הזנת נתוני שיבוץ ותיקוף עץ מבנה לעובד (לוודא שיוך למפקד ישיר ובכיר והזנת מסגרת: ענף, מחלקה ומדור); בדיקת זכאויות שלא הוזנו לפני גזירת שכר (זמן נסיעה, חיילית מעל 10%, חשבון בנק וכד'); קידוד כרטיס מפל"ז והפנייה לגורם מחשוב יחידתי לפתיחת משתמש וקבלת הרשאות; דגשים יחידתיים; הכנסה לרשימת תפוצה יחידתית של כלל אזרחים (מייל/וואטסאפ); וידוא קביעת שיחת פתיחה אצל מפקד ישיר (עד 3 ימי עבודה) ואצל מפקד בכיר (עד שבועיים); שליחת נספח תנאי העסקה למדור קליטה לאחר מילוי וחתימה.

ב.תחום שכר ונוכחות: פתיחת כרטיס עובד במערכת לביא (שיוך להסכם הנכון בהתאם למשרת העובד ותנאי העסקתו, הגדרת הפסקה, גמיש/רגיל, רכב שירות, ספרת ביקורת למת"ש); הסבר על דיווחי השכר והצגת דוגמה לדוח חודשי (שעות נוספות/עודפות, שעות המתנה, כוננות, תורנות, דיווח באפליקציה, שעות כניסה ויציאה – משמעות עד 7 דקות ומעל 8 דקות, דיווח מחלה, שעות נוספות חריגות, משימה חוצת לילה, עבודה רגילה/בשעות נוספות לאחר 22:00 בתחום לילה, חופשת תמורה לילה לא-גמיש בלבד, זכאות ליום בחירה לאחר 68 ימי העסקה, מל"ת – יומיים בשנה, ימי חופשה – זכאות שנתית למול שנה קלנדרית, צבירת ימי חופשה עד 59/66 בהתאמה, חופשות מרוכזות לאע"צים בפסח וסוכות); הסבר על תלוש השכר ושכר עידוד (מתי מקבלים, איך מופיע בתלוש); הסבר על שעת התחלה וסיום בתפקיד מחוץ ליחידה (לא רלוונטי לעובדים שאופי עבודתם גורף מחוץ ליחידה); מסירת סיכום חופשות שנתי ומסמך ימי בחירה לשנה"ע הנוכחית ביד; הסבר על ימי מחלה שאינם ע"ח סל שעות (מחלת ילד בעל מוגבלות - 52 שעות, שעות הריון לעובדת - 40 שעות, מחלה אגף השיקום); הוצאות אישיות בתפקיד - הצגת טופס וזכאויות ( הוראה 24-71 , הוראה 24-72 ); כלכלה ביחידה - הסבר על ניכוי 27.90 ₪ בחודש לטובת כלכלה, ומילוי טופס ביטול כלכלה במחנה ודיווח במערכת אנשים אם אינו אוכל בחדר אוכל ( הוראה 24-73 ); הסבר לעובד גמיש על גמישות חודשית, משמעויות והשלכות, אי-זכאות לתמורה לילה בגין העסקה בשעות נוספות בתחום הלילה, חישוב/תשלום שעות נוספות/עודפות וקוד היעדרות ( הוראה 41-02 ); הסבר על שעון גמיש ( הוראה 60-20 ).

ג.תחום זכאויות: תוספת מעונות לילדים עד גיל 5 ובתנאי שבן/בת הזוג לא מקבלים מעבודתם / אינם בחופשת לידה (לא רלוונטי לחוזה אישי) ( הוראה 50-78 ); משרת הורה – קיצור של חצי שעה להורה לילדים מתחת לגיל 12 (אוטומטי לעובדות, לעובדים ע"ב בקשה ובתנאי שההורה השני אינו מממש במקום עבודתו; לעובד רגיל חצי שעה ראשונה מעבר לתקן בערך של 100%, ולגמיש לאחר השלמת תקן חודשי במשרת הורה) ( הוראה 40-03 ); זכאויות בתחום הרכב ( הוראה 60-11 , הוראה 60-71 ); היתר עבודה נוספת – חובת הגשת בקשה להיתר לפני עבודה נוספת, שכן אי-דיווח עלול לפגוע בעובד ( הוראה 60-15 ); לימודים תוך כדי שירות – חובת הגשת בקשה ל-100% משרה, ללא סטודנטים והעסקה ארעית ( הוראה 32-32 ); קורסים צבאיים והשתלמות בשכר ( הוראה 32-13 , הוראה 32-14 ).

ד.תחום רווחה: מועדון צרכנות 'חבר' – הנחיה להתקשר כחודש לאחר הקליטה לבירור זכאויות; הצגת אתר 'עולם' ואתר ארגון עובדי צה"ל (שי לחגים, נופש, חוברת זכויות); מסירת שמו וטלפון של יו"ר הוועד ביחידה ועדכון הוועד שנקלט עובד חדש.

ה.תחום תיאום מס: פורשי קבע / עובדי צה"ל בעלי היתר עבודה פרטית – חובת תיאום מס ישירות מול מס הכנסה ומופת.

ו.תחום הנגשת מידע: הדרכה על אזור אישי באתר צה"ל (תלוש שכר, אישור העסקה, טופס 106, בקשת היתר יציאה לחו"ל, פתיחת בקשה לחידוש הצהרה על רכב, פתיחת בקשה ל"עובד גמיש"); מסירת פרטי העובדת הסוציאלית וסריקת הברקוד לאיגרת המערך הסוציאלי; סריקת קישור למסע הקליטה הדיגיטלי לעובדים חדשים (לא רלוונטי להעסקה ארעית) והסבר על זמינות המידע באפליקציית צ'360.

1.ודא כי כל נתוני השיבוץ, עץ המבנה (ענף, מחלקה, מדור) והשיוך למפקד ישיר ומפקד בכיר מוזנים במערכת אנשים עד ולא יאוחר ממועד גזירת השכר, למניעת תקלות בתשלום.

2.הקפד להחתים את העובד על 'צ'ק ליסט משרד משא"ן' במלואו בתום הדרכת הקליטה (עד 3 ימים ממועד הקליטה), ולארכב את הטופס החתום בתיק המסמכים של העובד במערכת אנשים.

3.בעת מתן הסבר על דיווחי השכר, הצג לעובד דוגמה פיזית/ויזואלית של דוח חודשי והדגש את המשמעויות של חוק "עד 7 דקות ומעל 8 דקות" בדיווחי כניסה ויציאה.

4.עקוב מול המפקד הישיר והמפקד הבכיר אחר קיום שיחות הפתיחה בלוחות הזמנים המוגדרים (3 ימים ו-14 ימים בהתאמה), ודאג לקבל עותקים חתומים לתיעוד באנשים ולמסירה לעובד.

5.הקפד ליצור קשר עם יו"ר ועד העובדים ביחידה בעת קליטת עובד חדש ומסור את פרטיו לעובד לחיזוק המעטפת הארגונית והרווחתית.