7.חוות דעת לעובדי צה״ל

מטרת הפרק היא לפרט את הליך מתן חוות הדעת (חוו״ד) לעובדי צה״ל, המשמשת ככלי מרכזי בידי המפקדים למשוב, חניכה וקבלת החלטות בנוגע לעובדיהם. הליכי חוות הדעת נועדו לשמש כבסיס ללמידה ושיפור מתמיד של העובדים מתוקף הערכה של מפקדיהם.
מעבר למשוב הישיר, הנתונים הנאספים משמשים כבסיס לתכנון אסטרטגי של קריירה, זיהוי עובדים בעלי פוטנציאל קידום גבוה וקבלת החלטות בנוגע לניוד, הכשרות וקידום.
מתן חוות הדעת מבוצע באופן עיתי ומחייב, אחת לשנה במהלך רבעון ד׳.
הפרק מגדיר במדויק את אוכלוסיית היעד החייבת בקבלת חוו״ד, את שלבי מתן חוות הדעת – החל מהפקת דוח פוטנציאל ועד להשלמת המשוב והחתימה הרשמית.
כמו כן, מפורטת התפלגות הציונים הנדרשת על פי מכסות המוגדרות ומפוקחות על ידי מרכז תע״ץ, ואת נוהל הערעור המדויק, המבטיח תקינות ואובייקטיביות של ההליך. ההוראה חלה על כלל אוכלוסיית עובדי צה״ל.

•מפקד ישיר: ראש מדור, מנהל עבודה או מחלקה, המכהן בתפקידו שלושה חודשים, לכל הפחות. הוותק הנדרש מבטיח היכרות מספקת עם העובד לצורך מתן הערכה מושכלת ומקצועית.

•מפקד בכיר: הממונה על המפקד הישיר, הממלא תפקיד בתקן סא״ל/אע״ב ומעלה, ומשרת בתפקידו שלושה חודשים, לכל הפחות. הוא נושא באחריות על הציון המסכם ועל שמירת אחידות ההערכה ביחידה.

•עובד ניהולי: עובד שכפופים לפיקודו עובדים או חיילים, או עובד ללא כפיפים אשר כפוף ישירות לדרגת סא״ל/אע״ב (לפחות). קבוצה זו מקבלת מכסות הערכה נפרדות בשל אופי תפקידה.

•מועד קבלת משוב: התאריך שבו העובד חותם על טופס חוות הדעת, ובכך מאשר את קבלת המשוב הרשמי והסופי על תפקודו.

•חוו״ד מיוחדת: חוות דעת הניתנת לעובד שלא במסגרת הפעימה השנתית הקבועה, דורש אישור ממרכז תע״ץ. ניתנת לרוב במעבר תפקיד משמעותי, שינוי מבני או צורך ניהולי חריג.

•עובדים חדשים: עובדים אשר נקלטו החל מהראשון ליולי (כולל) של שנת ביצוע חוות הדעת, ולפיכך לא צברו ותק מספק להערכה מחייבת במסגרת הפעימה השנתית הרגילה.

•חוו״ד אמצע: חוות דעת הניתנת לעובד לאחר 6 חודשים בלבד ממועד החוו״ד השנתית הקודמת, וזאת במקרה שהעובד קיבל ציון מסכם 5 ("תפקוד לקוי"). מטרתה היא מעקב צמוד ומתן הזדמנות לשיפור ממוקד.

1.אישור חוות דעת מיוחדת: מרכז תע״ץ הוא הגורם המאשר מתן חוות דעת מיוחדת (שלא במסגרת הפעימה השנתית), ובכך שומר על בקרת תהליכים ומונע שימוש חריג בהערכה שלא לצורך.

2.אישור חוות דעת לעובד חדש: מתן חוות דעת לעובד חדש טעון אישור והנחיה של מרכז תע״ץ, המנחה ספציפית לגבי עובדים שנקלטו סמוך למועד הקובע.

3.חלוקת מכסות ציונים ופיקוח: מרכז תע״ץ יחלק את מכסות הציונים לקטגוריות "מצוין", "טוב", "טעון שיפור" ו"תפקוד לקוי" בטרם תחילת פעימת החוו״ד.חלוקה זו נעשית בנפרד לכל קבוצת הערכה (עובדים בתפקידי ניהול ויתר העובדים), והיא המנגנון המרכזי לשמירה על אחידות בציוני ההערכה במערכת.

א.אישור חריגה מציון 1: מרכז תע״ץ רשאי לאשר חריגה של עד 3% נוספים במכסה של ציון 1 ("מצוין"), מעבר ל-30% המותרים, וזאת על בסיס בקשה מנומקת מראש.

ב.אישור חריגה מציון 3: מרכז תע״ץ רשאי לאשר מתן ציון 3 ("טוב") בשיעור של 5% עד 15% (במקום מכסה סגורה), בהתאם למאפיינים הייחודיים של כל יחידה.

4.הנחיות להזנת טפסים: מרכז תע״ץ יפרסם אחת לשנה את ההנחיות המפורטות לביצוע הזנת חוות הדעת למערכות המידע הצה״ליות, ויסייע בפתרון כשלי הזנה במהלך הפעימה.

5.טיפול בערעורים: הערעור יוגש לענף הפרט במרכז תע״ץ. תשובה על הערעור תינתן תוך 45 יום מרגע קבלתו, לאחר ביצוע תחקיר מקיף ובירור מול המפקדים. הטיפול המרוכז בערעורים נועד להבטיח הליך הוגן וענייני.

6.תיקון חוות דעת: תיקוני חוות דעת לאחר סיום הפעימה יבוצעו על ידי מרכז תע״ץ בלבד.

1.הכנת רשימות ומיפוי (שלב ההיערכות): הסמכויות אחראיות להפקת דוח פוטנציאל לחוות דעת לשנת הפעימה, ובניית מפות הערכה יחידתיות מול יחידות הקצה, בחלוקה מדויקת לקבוצות הערכה (עובדים ניהוליים ויתר העובדים). קצין משא״ן ע״צ אחראי לוודא את הדיוק במיפוי זה ביחידתו, כבסיס לחלוקת המכסות.

2.מילוי טופס והערכה (שלב ההערכה):

א.המפקד הישיר אחראי למילוי טפסי החוו״ד (נספח א׳), אלא אם שירת בתפקידו פחות משלושה חודשים במועד מתן חוות הדעת. במקרה זה, תמולא חוות הדעת על ידי קודמו בתפקיד או על ידי המפקד הממונה עליו, בהתאם לשיקול דעת קצין משא״ן ע״צ.

ב.המפקד הבכיר הוא הממונה על מתן ציון חוות הדעת המסכם, בראייה השוואתית רוחבית של כלל העובדים שתחת אחריותו, והוא הגורם המקבל את ההחלטה הסופית לגבי הציונים, תוך עמידה במכסות הנדרשות.

3.ביצוע שיחת משוב (שלב המשוב): המפקד הישיר יבצע שיחת משוב פרטנית ופרונטלית בהתאם לסעיפי הטופס. שיחה זו תתבצע בסביבה תומכת ופרטית, תביא לידי ביטוי את חוות דעתו המפורטת על תפקוד העובד, תקבע יעדים ברורים, מדידים ומוסכמים להמשך הדרך, ויעדכן את העובד על הציון המסכם ונימוקיו. המשוב המילולי הוא הליבה של התהליך.

4.שיחת משוב לעובד טעון שיפור/תפקוד לקוי: עובדים אשר סוכמו בציון 4 או 5 יזומנו לשיחת משוב נוספת אצל המפקד הבכיר, תוך 7 ימים ממועד קיום השיחה עם המפקד הישיר, לצורך פירוט וחיזוק השיקולים למתן הציון המסכם, וכן להצגת תוכנית שיפור מוגדרת.

5.אחריות קצין משא״ן ע״צ - הזנה ותיוק (שלב הסיום): לאחר השלמת מילוי הטפסים, מתן המשוב ועדכון הציון המסכם, יועברו הטפסים לקצין משא״ן ע״צ ביחידה לצורך הזנה מדויקת ומהירה לרשומה הצה״לית. טפסי החוו״ד המקוריים והחתומים יתויקו בתיקו האישי של העובד במערכת אנשים לשם תיעוד.

6.נוהל ערעור: הערעור יוגש על ידי העובד בכתב, תוך פירוט הנימוקים והראיות לפגיעה בתקינות ההליך, לרמ"ד משא"ן ע"צ בסמכות ולאחר מכן לענף פרט במרכז תע״ץ.

1.תדירות ומועד: חוות דעת לעובדי צה״ל תבוצע אחת לשנה במהלך רבעון ד׳ של השנה ותתייחס לתפקודו של העובד במהלך אותה שנה. חובה לעמוד במועד זה ובלוחות הזמנים שהוגדרו.

2.פוטנציאל חוות הדעת – מועד קובע (1 באוגוסט): אוכלוסיית היעד היא כלל העובדים הנמצאים ביחידה במועד תחילת הפעימה – ה-1 באוגוסט בכל שנה. תאריך זה הינו קובע ובלתי ניתן לשינוי לצורך הגדרת אוכלוסיית ההערכה.החריגים המפורטים (עובדים חדשים, אע״ב במינוי תס״ן, פורשים בשנה העוקבת, נעדרים מעל 6 חודשים, יו״ר ועד במשרה מלאה) יטופלו בהתאם להנחיה פרטנית.

3.סטודנטים: סטודנטים מחויבים במשוב חוות דעת החל מהשנה השלישית לעבודתם (נדרש ותק של 3 שנים ברציפות בשנת החוו״ד). קצין משא״ן ע״צ יבצע מעקב ממוקד אחר אוכלוסייה זו.

4.הערכה מילולית: יודגש כי לצד ההערכה המספרית, נדרש המפקד לרשום הערכה מילולית מתומצתת ואיכותית במקום המיועד לכך בטופס החוו״ד. הערכה זו היא העוגן המהותי של המשוב, ומהווה את הבסיס הנימוקי לציון המספרי.

5.היעדרות ללא רשות: עובדים אשר נעדרו מסיבת "היעדרות ללא רשות" במהלך שנת הפעימה אינם זכאים לקבלת ציון 1 ("מצוין") או ציון 2 ("טוב מאוד") בשנת הפעימה. חריגה זו משקפת את חשיבות המשמעת והנוכחות הרציפה בתפקוד.

6.חובת חתימה וקבלת עותק: בתום שיחת המשוב, יחתום העובד על טופס החוו״ד. חתימתו מעידה על קבלת המשוב, ואינה מהווה בהכרח הסכמה לתוכנו. העובד יקבל עותק מלא וחתום לידיו.

7.קיצור תקופה בעקבות ציון 5: במידה ועובד קיבל ציון חוו״ד 5 ("תפקוד לקוי"), תקוצר התקופה בין חוו״ד שנתית זו לזו שאחריה, כך שהחוו״ד הבאה ("חוו״ד אמצע") תינתן לעובד לאחר 6 חודשים. יש לוודא כי תהליך השיפור מתועד ומפוקח בתקופה זו.

8.סייג לערעור: חוות הדעת אינה מהווה ככלל בסיס לערעור על שיקול הדעת המקצועי של המפקד. ערעור יתקבל רק אם קיימות ראיות לקיומו של עיוות קיצוני בתקינות תהליך ההערכה (כגון הפרת נהלים מובהקת או פגיעה בהנחיות המקצועיות).

9.חיסיון מידע: המידע הנוגע להערכת העובד, חוו״ד והסיווג המסכם הינו אישי וחסוי לחלוטין. המורשים להיחשף לנתוני החוו״ד הם: המפקדים של העובד, המוערך, קצין משא״ן ע״צ ביחידה. חשיפת המידע לכל גורם אחר שאינו מורשה לכך במסגרת תפקידו אסורה בהחלט.

10.תיקוני חוו״ד: לסמכויות תהיה אפשרות לבצע תיקונים במסגרת פעימת החוו״ד עצמה ללא הגבלת משך הזמן ממועד ההזנה המקורי. לאחר סיום הפעימה, כל תיקון מחייב אישור וביצוע על ידי מרכז תע״ץ.

1.בקרה על ותק מפקדים: יש לוודא מבעוד מועד כי המפקד הישיר והמפקד הבכיר ממלאים את חוות הדעת רק אם הם משרתים בתפקידם שלושה חודשים לפחות. יש להיערך למנות מעריך חלופי (כגון מפקד ממונה) כאשר ותק המפקד אינו מספק.

2.ניהול אוכלוסיית סטודנטים: עקוב אחר הסטודנטים המשרתים ביחידה, שכן הם מחויבים בחוו״ד רק לאחר השלמת 3 שנות ותק רצופות. עליך לשמש כגורם מיידע עבורם ולוודא שהערכתם מתבצעת רק לאחר המועד הקובע.

3.הדרכת מפקדים על המכסות ונימוק מילולי: יש להכיר היטב את מכסות הציונים המחולקות על ידי מרכז תע״ץ לכל קבוצת הערכה בנפרד (ניהוליים מול יתר העובדים). עליך לשמש כגורם מייעץ למפקד הבכיר כדי לסייע לו בשמירה על התפלגות הציונים הנדרשת, ובדגש על איכות הנימוק המילולי לכל ציון.

4.מעקב וליווי לאחר ציון 5: יש לוודא כי עובד שקיבל ציון 5 ("תפקוד לקוי") מקבל חוו״ד מעקב ("חוו״ד אמצע") בדיוק לאחר 6 חודשים, כנדרש בהוראה. עליך לוודא שהמפקד הבכיר מקיים שיחת המשוב הנוספת תוך 7 ימים.

5.בקרת תהליך ערעור ואכיפת זמנים: בעת קבלת העדכון על ערעור (רמ"ד אזרחים בסמכות), יש לוודא כי הערעור הוגש על ידי העובד תוך 30 יום ממועד קבלת המשוב, וכי תשובה ניתנת על ידי הגורמים המטפלים תוך 45 יום. עליך לבצע מעקב אקטיבי אחר עמידה בלוחות הזמנים הללו.

6.תיוק מסודר: יש להקפיד על העברה מסודרת של טפסי החוו״ד החתומים, הזנתם המדויקת לרשומה הצה״לית (במהלך הפעימה ובהתאם להנחיות מרכז תע״ץ), ותיוקם בתיק האישי של העובד במערכת אנשים לשם שמירת אמינות המידע.

טבלת התפלגות הציונים

טבלת מכסות לציוני חוות הדעת

המכסות לציוני חוות הדעת יחולקו לכל קבוצת הערכה בנפרד (עובדים בתפקידי ניהול ויתר העובדים כמפורט בסעיף 12ב'). להלן חלוקת המכסות לכל קבוצה: